Adobe PDF کتابی از جنس صفر و یک

Adobe PDF کتابی از جنس صفر و یک

این روزها اگر به دور و بر خود نگاهی بیاندازیم، ردپای فناوری را در بسیاری از زوایای زندگیمان می بینیم. به عنوان مثال، همین گوشی تلفن همراه که بسیاری از ما دو دستگاه از آن را داریم و بسیاری از نمونه های دیگر که هر کدام در جایی به کار ما می آید.
اما دلیل این انبوه فناوری و ابزار آن چیست؟ این همه، برای آن به وجود آمده تا ما در شرایط رفاهی بهتری زندگی کنیم و مهم تر از آن استفاده از زمان به شیوهای مناسب در انبوه اطلاعات کنونی است.
در این مقاله می خواهیم به یکی از ابزارهایی که برای استفاده بهتر از زمان و برای راحتی کار در نظر گرفته شده است، بپردازیم. موضوعی که این روزها به تدریج پررنگ می شود: PDF، حتماً شما با این نوع سند و پسوند آشنایی کامل دارید. سندی که یکی دیگر از شاهکارهای شرکت ادوبی به شمار می آید. حضور این فرمت در جهان فناوری باعث شده تا سخت افزاری تولید شود که رؤیای آن به یک واقعیت تبدیل شده است. اگر مایلید در این باره بیشتر بدانید در ادامه همراه ما باشید.

PDF چیست؟

PDF (Portable Document Format) فرمتی است که توسط شرکت Adobe طراحی شده و به معنای فرمت سند قابل انتقال است. قابل انتقال به این معنی که شما یک فایل را با این فرمت ذخیره می کنید و آن را میان هزاران نفر به اشتراک می گذارید. این فرمت در سال 1990 توسط ادوبی تولید و خیلی زود فراگیر شد. یکی از عوامل اصلی برای موفقیت این فرمت در جهان فناوری، امنیت بالای این فرمت است که برای خواندن و ویرایش سند می توان رمز تعریف کرد و دیگری مطابقت آنچه که در کامپیوتر مشاهده می شود با فایل چاپ شده است و به تعبیری دیگر PDF سندی عکس گونه است. دلیل دیگر محبوبیت این فرمت، کم حجم و فشرده بودن آن است و از همین رو این فرمت به سادگی توسط گوشی های تلفن همراه، کامپیوتر و کتابخوان های الکترونیکی قابل نمایش است. سازمان بین المللی استانداردسازی (ایزو) این فرمت را به عنوان استاندارد برای اسناد و مدارک الکترونیکی تصویب کرد. به همین دلیل، بیشتر کتاب های الکترونیکی با این فرمت عرضه می شوند.
در حال حاضر، بیش از دویست میلیون سند با این فرمت روی وب وجود دارد که روزانه تعداد بالایی از آن دانلود و خوانده می شود. اما تمام این سندها متن نیستند یا به عبارتی دیگر، PDF فقط معطوف به متن نیست. بلکه می تواند علاوه بر متن، فیلم، صوت، تصاویر و انیمیشن را نیز شامل شود. علاوه براین، این اسناد به فرمت های مختلفی مانند HTML، Word Text و فایل های اجرایی (EXE) روی کامپیوترها اجرا می شوند.
گستره این فرمت به قدری است که حتی مایکروسافت برای آن که کاربران خود را راضی نگه دارد، قرار است در آفیس 12، قابلیت ذخیره فایل و برنامه های دسته آفیس با پسوند PDF را در این نرم افزار بگنجاند. این در حالی است که نرم افزارهای زیادی برای ساخت سندهای PDF وجود دارند که مهم ترین آن محصول شرکت ادوبی با نام Adobe Acrobat است.
نکته: اگر بخواهید هم اکنون بدون نصب هیچ برنامه ای سند خود را به PDF تبدیل کنید، می توانید با مراجعه با آدرس http://createpdf.adobe.com در سایت ادوبی، یک حساب کاربری رایگان از این شرکت گرفته و پنج فایل PDF رایگان از اسناد خود درست کنید.

کتابی از جنس صفر و یک

کتابخوان های دیجیتالی (PDF Readers) این روزها به یکی از پرفروش ترین محصولات حوزه سخت افزار تبدیل شده اند. در این قسمت سعی داریم تا نگاهی کوتاه به این دستگاه های موجود در بازار داشته باشیم. در حال حاضر، بسیاری ترجیح می دهند برای خواندن کتاب از دستگاه های کتابخوان الکترونیکی استفاده کنند. با وجود انبوهی از کتاب های الکترونیکی که در قالب PDF ارائه می شوند و همچنین وجود کتابخانه های الکترونیکی بسیار، تعداد مشتاق به این حوزه روبه افزایش است. هم اکنون شرکت آمازون که با دستگاه Kindle نخستین و بزرگ ترین تولیدکننده دستگاه های کتابخوان الکترونیکی در جهان به شمار می آید، با رقبایی از جمله شرکت Barnes & Noble و محصول آن به نام Nook مواجه است که البته در آن میان، رقبای دیگری از جمله دستگاه Reader سونی، Que ساخت شرکت Plastic Logic و eSlick ساخت شرکت Foxit Software نیز وجود دارند.
دستگاه کتابخوان الکترونیکی Kindle دو سال قبل با قیمت چهارصد دلار وارد بازار شد. هنگام ورود این دستگاه، بسیاری به خواندن کتاب با این وسیله ترغیب شدند که از آن به عنوان زنده کننده کتاب های الکترونیکی یاد می شود. در حال حاضر دستگاه Kindle 2 با قیمت 259 دلار در بازار فروخته می شود که قیمت آن با Nook برابری می کند. دستگاه کتابخوان سونی نیز در سه مدل با نام های Pocket Edition، Touch Edition و Reader Daily Edition ساخته شده که قیمت آن ها به ترتیب دویست، سیصد و چهارصد دلار است. اما آنچه که Kindle را پرفروش کرده، قابلیت اتصال به شبکه و دانلود کتاب، روزنامه، مجله، وبلاگ ها و نیز دسترسی به 88 هزار کتاب موجود در آمازون به صورت آنلاین است.
موضوع کتابخوان های الکترونیکی به قدری جذاب شده که توجه بسیاری از تولیدکنندگان سخت افزار را به خود جلب کرده است و برای حضور در این بازار آماده می شوند. هم اکنون از دستگاه های کتابخوان به عنوان پرفروش ترین محصول برای هدیه کریسمس یاد می شود. فروش این دستگاه ها از یک ماه قبل از کریسمس به صورت پیش فروش آغاز شده و در تبلیغات، عنوان هدیه داغ کریسمس به این دستگاه ها داده می شود. همان عنوانی که سال ها پیش آمازون برای فروش kindle از آن استفاده کرد. تقریباً تا دو هفته مانده به کریسمس تمام موجودی تولیدکنندگان به فروش می رسد. این موضوع در آمارهای آغاز سال میلادی 2009 مشهود است و بسیاری افزایش فروش در سال جدید میلادی را امری بدیهی دانسته اند. این موضوع باعث شده است تا شرکت سونی که با دستگاه خود سهمی از بازار را در اختیار دارد، بخشی از خط تولید گذشته محصولات قدیمی خود را تعطیل و برای تولید این محصول تغییر کاربری دهد. همچنین شرکت Barnes & Noble در حال همکاری با Sprint Nextel و یک تولیدکننده دیگر برای تولید کتابخوان دیجیتالی برای رقابت با کتابخوان kindle آمازون و کتابخوان دیجیتالی سونی است.
شرکت آمازون که از فروش خوب دستگاه خود بسیار راضی است، از قابلیت های جدید این دستگاه می گوید و بر طبق آخرین آمار، kindle در فرانسه بیشترین سفارش را بین کالاهای دیگر برای هدیه کریسمس داشته است که باعث ابزار شادمانی از سوی مسئولان آمازون بوده است. بسیاری معتقدند، آمازون در پایان سال 2009 به میزان فروش 280 میلیون دلاری از این کتابخوان دست خواهد یافت.

تاثیر و تحولات پی دی افی!

حضور PDF از سال 1990 تاکنون زمینه ساز اتفاقاتی در حوزه نرم افزار و سخت افزار بوده است. از جمله این تحولات می توان به ایجاد کتابخانه های الکترونیکی و مجازی و سهولت در حوزه آرشیو اشاره کرد. این موضوع زمینه انقلاب در حوزه صنعت چاپ، نشر، کتابداری و آرشیو بوده است.

کتابداری الکترونیک

در حوزه کتاب و کتابداری هرچند که هیچ چیز نمی تواند جای واقعی یک کتاب را بگیرد، اما حضور کتاب ها و کتابخانه های الکترونیکی امری اجتناب ناپذیر است که دلایل مختلف دارد. کم حجم و سریع بودن و نیز سرعت بالای دسترسی از جمله این دلایل به شمار می آیند. به عنوان مثال، شما می توانید با یک وسیله الکترونیکی کوچک مانند تلفن همراه یا یک کتابخوان الکترونیکی، به صدها عنوان کتاب در هر جای جهان دسترسی داشته باشید و به سرعت آنچه را که نیاز دارید با قیمتی اندک خریداری کنید.
اگر قرار باشد شما برای چند هفته به مسافرت بروید یا این که همیشه در حال سفر هستید و نمی توانید تعداد زیادی کتاب برای خواندن با خود جابه جا کنید، با یک کتابخوان الکترونیکی با پشتیبانی از فرمت PDF و نیز دسترسی به کتابخانه های بی شمار، در هر لحظه امکان استفاده از تعداد زیادی کتاب را خواهید داشت. وجود کتابخانه های بی شمار که این روزها جنجال برانگیز شده اند، نشان از جایگاه ویژه این کتابخانه ها داشته است و این از تأثیرات PDF به شمار می آید.

نشر ارزان

PDF علاوه بر تحول در حوزه کتابخانه ها، در حوزه چاپ و نشر نیز تحول ایجاد کرده است. همان طور که می دانید، منابع کاغذی که مواد اولیه آن را چوب تشکیل می دهد با کمبود شدیدی مواجه بوده و این کالا را به یکی از پرمصرف ترین و گران ترین کالاها تبدیل کرده است. با توجه به کاهش منابع چوبی برای تهیه کاغذ مورد نیاز در جهان، بسیاری به فکر جایگزینی کاغذ هستند. حضور PDF توانسته این مشکل را تا حد زیادی برطرف کند. این موضوع باعث شده تا نگاه به PDF به عنوان یک ابزار برای صرفه جویی در حوزه منابع ملی و نیز صرفه جویی در یکی از مهم ترین کالاهای موردنیاز بشر شناخته شود.

مشکلات بر سر فراگیر شدن

با تمام مزایایی که به آن اشاره شد، هنوز موانعی بر سر راه رشد و توجه صد درصدی به این فرمت کارآمد وجود دارد.
اولین عامل، نبود فرهنگ استفاده از این فرمت به صورت فراگیر است که با برنامه ریزی های به عمل آمده از سوی برخی از ناشران و فروشگاه ها این مشکل در حال برطرف شدن است. برخی با ابتکاراتی از جمله کاهش قیمت بین نسخه چاپی کتاب موردنظر با نسخه الکترونیک آن و همچنین اجازه خواندن به عنوان مثال، یک فصل از کتاب موردنظر به صورت رایگان در قالب فرمت PDF سعی در فراگیر کردن این فرمت دارند.
عامل دوم، مشکلات حقوقی بین کتابخانه های الکترونیکی، ناشران و نویسندگان است. در حال حاضر، کتابخانه های الکترونیکی که از یک وب سایت بهره می برند، بسیاری از کتاب ها را به صورت رایگان یا با قیمتی اندک عرضه می کنند که این عامل باعث شده تا ناشران کاغذی و همچنین نویسندگان به این موضوع اعتراض داشته باشند. جدیدترین و پرصداترین این اعتراضات به کتابخانه گوگل مربوط می شود که همچنان بدون تکلیف مانده است. هم اکنون گوگل با تمرکزی چند ساله به این حوزه، بزرگ ترین کتابخانه الکترونیکی را در اختیار دارد و بسیاری از کتاب هایی که حتی در تصور شما نمی گنجد، در آن یافت می شود. تمام موارد گفته شده در بالا نشان از ایجاد تحول عظیم در حوزه نشر است که با تمام موانع موجود، راه خود را به سرعت در پیش گرفته و روزی همگان مانند مایکروسافت ناچار به هماهنگی خود با این تحول هستند.

گاو صندوقی برای اطلاعات

گاو صندوقی برای اطلاعات

نویسنده:احسان عباسی

Folder Lock یکی ازبهترین وسریع ترین نرم افزارهایی است که برای حفاظت وکدگذاری فایل ها و پوشه های مهم مورد استفاده قرارمی گیرد. کارکردن با این نرم افزارنیز بسیارآسان است. بدین ترتیب که چیزی شبیه به آن چه که درتصویر1مشاهده می کنید پس ازنصب نرم افزارنمایش داده می شود.

درقسمت Create Locker here باید نام و محل پوشه ایمن یا در اصطلاح گاوصندوق فایل ها و پوشه ها رامشخص کنید. در واقع از این طریق محلی امن رابرای نگهداری فایل ها و پوشه های مهم خود ایجاد می کنید که البته درحالت عادی غیرقابل حذف وغیرقابل انتقال است. بنابراین با کلیک Browse روی دکمه می توانید تنظیمات مورد نظر خود را اعمال کنید. درمرحله بعد باید برای این پوشه یک رمزعبورتعیین کنید. حتماً متوجه شده اید رنگ هایی که حین وارد کردن رمزعبورنمایش داده می شوند بیانگر میزان ایمنی رمزانتخاب شده است (رنگ سبز به معنای یک رمز عبور بسیارخوب وایمن است). اکنون پس از دوبار وارد کردن رمز عبور و کلیک روی دکمه OK وارداین نرم افزارخواهید شد. همانطورکه درتصویر2نشان داده شده قسمتی وجود دارد که مربوط به کدگذاری فایل ها و پوشه ها است وامکانات مختلفی را دراختیار کاربر قرارمی دهد. به عنوان مثال برای کدگذاری یک فایل باید روی گزینه Add files & folders کلیک کنید. اکنون همان طورکه می بینید امکان انتخاب فایل ها وانجام عملیات کدگذاری آن ها وجود دارد. درمرحله بعد پس ازانتخاب فایل ها وپوشه های مورد نظرروی دکمه crypt NOW-E کلیک کنید. پس از اتمام عملیات کد گذاری در انتها گزینه close to protect را انتخاب کنید. از این پس دسترسی به فایل ها و پوشه های حفاظت شده ازطریق گاوصندوقی که قبلاً ساخته اید امکان پذیراست. در واقع با این کار فایل ها و پوشه های مهم درصورت استفاده درکامپیوترها یاحتی سیستم عامل های مختلف ایمن خواهند بود و دسترسی به آن ها محدود می شود. اما درنرم افزار Folder Lock روش دیگری نیز برای حفاظت اطلاعات وجود دارد که نسبت به روش قبل ازامنیت کمتری برخورداراست ودر عوض راحت تر وسریع تر است. برای دسترسی به این قسمت روی دکمه Lock که در کنار Encrypt قرارگرفته کلیک کنید. اکنون پنجره ای نمایش داده می شود که مشابه قبل است (تصویر3). دراینجا نیز روش انتخاب فایل به مانند قبل است با این تفاوت که دکمه Encrypt Now به Lock Now تغییریافته است.
نکته جالب دیگری که دراین نرم افزار وجود دارد و در مورد هر دو روش صادق است قابلیت انتقال و کپی گاوصندوق است. به عنوان مثال می توانید اطلاعات حفاظت شده خود را روی یک درایو فلش کپی کنید. این کار با کلیک روی گزینه Portability امکان پذیراست (تصویر4).

آخرین نکته این که فایل های حفاظت شده دراین نرم افزار در برابرهکرها (حتی درصورت نفوذ به کامپیوتر)، ویروس ها و تروجان ها نیز ایمن خواهند بود و تنها در حالتی که گاوصندوق اطلاعات باز است این فایل ها وپوشه ها قابل دسترسی هستند.

راه اندازی گام به گام کسب و کار اینترنتی (قسمت اول)

راه اندازی گام به گام کسب و کار اینترنتی (قسمت اول)

در این بخش به زبانی ساده درباره راه اندازی کسب و کار اینترنتی صحبت خواهیم کرد. فرض بر آن است که اطلاعات بسیارکمی درباره داشتن وب سایت و تجارت الکترونیک دارید. تمامی مراحل از خرید نام دامنه و هاست گرفته تا روش های افزایش ترافیک سایت و بهینه سازی برای موتورهای جستجو و ... مورد بررسی قرارخواهد گرفت. ابتدا به توضیح مفهومی جدید می پردازیم که برتری کسب و کار اینترنتی را نسبت به روش های سنتی مشخص می کند.

درآمد پایدار چیست؟
 
 معمولاً کسانی ثروتمند می شوند که به دنبال درآمدهای پایدار هستند. درآمدهای پایدار معمولاً زمان و انرژی زیادی از ما نمی گیرند. البته یک بار باید برای راه اندازی سیستم، وقت و هزینه کافی اختصاص داد و بعد از اتمام کار می توان با کمترین تلاش درآمد تکراری کسب کرد.
مثلاً فرض کنید یک مکانیک اتومبیل روزانه حداکثر می تواند ده اتومبیل را تعمیر کند. بنابرین درآمد او مرز مشخصی دارد و همچنین پایدار نیست. یعنی اگر یک روز کار نکند درآمدی کسب نمی کند. حال اگر این مکانیک بسته آموزشی کاملی درست کند که در آن به تعمیرکاران دیگر تجربیات خود را آموزش دهد می تواند درآمد بسیار بیشتری داشته بادشد و درآمد او پایدار است یعنی یک بار کاری را انجام می دهد و مدت ها از همان کاری که یک بار انجام شده سود کسب می کند.
اینترنت این امکان را فراهم آورده تا بتوانید با حداقل هزینه، کسب و کاری پایدار راه اندازی کنید. در مراحل پیشرفته تر کل فرآیند خرید می تواند به صورت اتوماتیک انجام شود. البته نباید این تصور اشتباه پیش آید که تمامی کارها به خودی خود انجام می شوند، بلکه فقط فرآیند فروش اتوماتیک است و باز هم نیاز به انجام کارهای فراوانی از طرف شما دارد. اولین قدم برای کسب درآمد پایدار داشتن یک وب سایت است.
برای داشتن یک سایت چه مراحلی را باید انجام داد ؟
برپاکردن یک سایت قوی، فعال و پویا که بتواند نیازهای تبلیغاتی و تجاری شما را تأمین کند، سه گام اساسی دارد

گام اول : خرید دامین و هاست
 
 راه اندازی یک سایت وب در شبکه اینترنت معمولاً با انتخاب یک نام مناسب برای سایت و خرید فضای مورد نیاز برای قراردادن اطلاعات قابل نمایش در شبکه اینترنت از طریق یک شرکت خدمات میزبانی وب که به اختصار «هاست» (Host به معنی میزبان) نامیده می شود، آغاز می شود.
برای ثبت کردن نام یا دامین سایت (مثل modiresabz.com) ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که این نام توسط شخص دیگری ثبت نشده باشد. این کار را می توانید به کمک شرکتی که در زمینه ثبت دامین فعالیت می کند انجام دهید. سپس باید مبلغ ناچیزی (معمولاً بین 8 تا 15 هزار تومان ) بابت حق ثبت این نام به صورت سالانه بپردازید. برای اطمینان از موجود بودن نام مورد نظر می توانید به سایت whois365.com مراجعه کنید.
 در انتخاب نام دامنه به موارد زیر توجه کنید :
 1-امکان تایپ اشتباه نام دامنه کمتر باشد.
2-از حداقل حروف استفاده شود. 3
 3-به خاطر سپردن نام دامنه آسان باشد.

دامنه های فارسی
 
 موضوع بسیار جالبی که اخیراً اتفاق افتاده آن است که امکان ثبت دامنه های فارسی فراهم شده است. یعنی نام سایت شما می تواند مثلاً «net. بازاریابی» باشد. این امکان بسیار با ارزش است. زیرا از دیدگاه موتورهای جستجویی مانند گوگل زمینه کاری سایت کاملاً مشخص می شود.

گام دوم : خریداری هاست
 
 پس از ثبت دامین نوبت به گرفتن فضای وب می رسد. برای این منظور باید یکی از شرکت های ارائه دهنده خدمات میزبانی وب را برگزینید. این شرکت ها نیز خدمات خود را به صورت سرویس سالانه ارائه می دهند. به این معنی که باید هر سال مجدداً بابت نگهداری فایل ها و اطلاعات سایت خود روی کامپیوترهای شرکت میزبان مبلغی بپردازید. هزینه خدمات میزبانی به عوامل مختلفی بستگی دارد و در بازار این خدمات می توانید طیف متنوعی از قیمت ها را بیابید. از جمله مهم ترین عوامل تعیین کننده در این قیمت ها، حجم فضای وب (بر حسب مگابایت )، پهنای باند اختصاص داده شده برای تبادل اطلاعات بین سایت شما و شبکه اینترنت (برحسب مگابایت یا گیگابایت در ماه ) و فناوری ها و امکانات از پیش نصب شده روی کامپیوتری است که اطلاعات سایت شما روی آن قرار می گیرد و اصطلاحاً «سرور» (server) نامیده می شود. هزینه سالانه تمدید اجاره فضای وب روی هاست و تمدید حق ثبت دامین به صورت مستقیم توسط صاحب سایت باید پرداخت شود و ارتباطی با طراحی سایت و نرم افزار مدیریت محتوای آن ندارد.

انواع هاست
 
 هاست های ویندوزی و هاست های لینوکسی
اگر از زبان برنامه نویسی PHP استفاده شود هاست باید لینوکسی باشد. البته هاست های ویندوزی هم وجود دارند که این زبان را پشتیبانی می کنند.
اگر از فناوری ASP استفاده شود باید هاست ویندوزی تهیه کنید. قیمت هاست های ویندوز معمولاً گرانتر از هاست لینوکس هستند.
برای ارتباط با هاست و اضافه کردن فایل به آن معمولاً از نرم افزارهای FTP Server استفاده می شود. این نرم افزارها امکان انتقال فایل بین کامپیوتر و هاست را فراهم می کنند.

گام سوم : طراحی ظاهر گرافیکی سایت
 
 گام سوم طراحی ظاهر گرافیکی یا بصری سایت است. در این مرحله عناصر بصری قابل نمایش در سایت تان و ظاهر کلی آن طراحی می شود. این کار مشابه طراحی یک بروشور یا کاتالوگ است. انتخاب رنگ، لوگو، الگوی کلی و جزئیات متنی و گرافیکی صفحات مختلف سایت در این مرحله انجام می شود.
دقت کنید که برخلاف یک بروشور یا کاتالوگ که پس از چاپ نمی توان آن را تغییر داد، ظاهر گرافیکی یک سایت همواره قابل اصلاح است. بنابراین کافی است که اولین نسخه سایت از نظر گرافیکی حداقل معیارهای مورد نظر شما را داشته باشد. برای بهتر کردن و کامل کردن آن همیشه وقت هست. هر چقدر ظاهر گرافیکی سایت زیباتر و پیچیده تر باشد، زمان بیشتری برای طراحی آن لازم است و بودجه بیشتری را نیاز دارد. ئ
 طرح های از پیش ساخته شده ای وجود دارند که تمپلیت (Template) سایت نامیده می شوند. برای شروع بهتر است یک تمپلیت را برگزینید و سپس تغییرات دلخواه را بر آن اعمال کنید. آشنایی با فتوشاپ برای این کار لازم است.
در مقاله های آینده به روش های ساخت وب سایت می پردازیم.

راهنمای جامع آفیس 2010(1)

راهنمای جامع آفیس 2010(1)

شاید Windows 7 توجه عمومی را در سال 2009 به سمت خود جلب کرده باشد، ولی مایکروسافت یک محصول بزرگ دیگر را برای امسال در آستین دارد: Office 2010.
این عرضه، گستره قابل توجهی از ویژگیهای جدید را به مجموعه آفیس اضافه می نماید که در میان آنها می توان به آغاز کار Office Web Apps، اینترفیس ریبونی در Outlook و نمای Backstage در تمام مؤلفه های آفیس نام برد. اما کدامیک از این ویژگیها می توانند نحوه کار شما را تغییر دهند و کدامیک از آنها بی معنی هستند؟ شما با مطالعه چند صفحه آتی می توانید پاسخ این سؤال را بدست آورید.
راهنمای کامل آفیس 2010 ما، شامل یک سیاهه از تمام نرم افزارهای کاربردی مهم مجموعه دفتری مایکروسافت است که تقریباً در همه جا حضور دارد. هرجائی که یک ویژگی جدید را پیدا کنیم، به تشریح آن خواهیم پرداخت. ما همچنین راهنماهای گام به گامی را برای هریک از نرم افزارهای کاربردی کلیدی آفیس ارائه خواهیم نمود تا در زمینه تسلط بر ویژگیهای جدید به شما کمک کرده باشیم. اگر این راهنماهای گام به گام باعث تحریک اشتهای شما شدند، می توانید نسخه بتای Office 2010 را بطور رایگان از اینترنت بارگذاری نموده و خودتان به اکتشاف در این نرم افزار جدید بپردازید. نرم افزار بتا تا پایان اکتبر 2010 منقضی نخواهد شد و نزدیک به 9 ماه زمان، برای استفاده رایگان از نرم افزار را در اختیار شما می گذارد که نهایتاً وقتی در ماه ژوئن سال جاری بطور رسمی عرضه گردد، صدها دلار قیمت خواهد داشت.
مطمئن شوید پیش از نصب این نرم افزار از تمام این نرم افزار از تمام داده های خود کپی پشتیبان تهیه کرده اید، زیرا این یک نسخه بتا است و باید با احتیاط کامل با آن رفتار کنید.
علاوه بر راهنمای ارائه شده برای هر نرم افزار کاربردی، ما همچنین به بررسی ویژگیهائی خواهیم پرداخت که می توانند برای بنگاه های تجاری جذاب باشند و در عین حال به شما نشان می دهیم که از هریک از 6 نسخه Office 2010 چه انتظاری می توانید داشته باشید.

تغییرات بزرگ

یک موضوع قطعی در مورد اینترفیس ریبونی آفیس 2007 وجود دارد: شما عاشق آن شده اید و یا از آن نفرت دارید.
این اینترفیس مورد علاقه افرادی قرار گرفت که یک توده از ویژگی هائی که قبلاً پنهان بودند را کشف کردند، افرادی که می توانستند بلافاصله ظاهر یک سند را به لطف دسترس پذیری ابزارهای فرمت بندی، تنها با چند کلیک بطور خارق العاده ای تغییر دهند، افرادی که دوست نداشتند روز کاری خود را با سر و کله زدن برای یافتن ویژگیهای نسخه های قبلی آفیس تلف نمایند. از سوی دیگر، نوبت به کاربرانی می رسد که از این اینترفیس متنفر هستند. افرادی که از مایکروسافت، بخاطر گذاشتن سنگ بنای اینترفیس ریبونی بدگوئی کردند، زیرا تمام سفارشی سازی های هوشمندانه آنها در یک حرکت، کاملاً « نامربوط » شده بودند؛ افرادی که به ساختار منوی دسته بندی شده، به همان صورتی که تقریباً در تمام نرم افزارهای کاربردی ویندوز دیده می شود، عادت کرده بودند؛ افرادی که عملاً احساس می کردند اینترفیس نواری، فرامینی که این افراد، در اکثر موارد به آنها نیاز دارند را مخفی کرده است.
در حالیکه آفیس 2010 آرزوی گروه دوم را در زمینه بازگشت منوها برآورده نمی سازد، اما با یک امتیاز بسیار مهم همراه است: حالا شما می توانید ظاهر ریبون را تغییر دهید.

ریبون قابل سفارشی سازی

این یک شاهکار است، هرکسی از Excel, Word و یا سایر نرم افزارهای کاربردی مجموعه آفیس، به روش خاص خودش استفاده می کند. بعضی از کاربران، به ندرت بسیاری از فرامین را لمس می کنند، اما ممکن است با پیشرفته ترین توابع داخل برنامه ها، بطور عمیقی سر و کار داشته باشند. گروهی از توابع که نمی توانید آنها را بر روی برگه های اینترفیس ریبونی پیدا کنید، اما برای روش کار شما حیاتی هستند.
حالا شما می توانید برگه های خودتان را ایجاد کرده و هر چیزی که مایل هستید را در آنها قرار دهید. اگر کار اصلی شما در Excel این است که به آنالیز داده ها بپردازید، یک برگه آنالیز داده ها را ایجاد کنید که PivotTables و توابع مشابه در آن پیش روی شما قرار گرفته باشند. احتمالاً می خواهید از یک برگه در منزل و از برگه دیگری در محل کار خود استفاده کنید. همانطور که در راهنمای گام به گام ما خواهید دید، ایجاد چنین برگه هائی تنها چند لحظه طول خواهد کشید. ممکن است شما چند ماکرو را ضبط کرده باشید و بخواهید آنها را بجای استفاده از میان برها بر روی یک ریبون قرار دهید، خوب حالا این قابلیت در اختیارتان قرار گرفته است.

نمای Backstage

دومین قابلیتی که بسیاری از کاربران به آن علاقه پیدا خواهند کرد، نمای Backstage است. این یک صفحه اختصاصی است که با کلیک بر روی منوی فایل در گوشه بالا و سمت چپ پنجره برنامه( که جایگزین آیکن آفیس در نسخه 2007 شده است) می توانید به آن دسترسی پیدا کنید و تمام خصوصیات مرتبط با فایل و نرم افزار کاربردی را در مقابل محتوای آن نمایش می دهد. بنابراین، مواردی نظیر چاپ، متادیتا، فهرستی از فایل هائی که اخیراً باز شده اند، گزینه های اشتراک گذاری و نظایر آنها در این صفحه دیده می شوند.تمام این گزینه ها ارتقاء یافته اند تا استفاده از آنها آسانتر گردد.
برای مثال، چاپ را در نظر بگیرید. در گذشته وقتی شما ترکیب کلیدهای Ctrl+P را فشار می دادید، مستقیماً به جعبه محاوره ای چاپگر خود با گزینه های محدودی( یک فهرست Dropdown برای انتخاب چاپگر مورد نظر، تعداد صفحات و اینکه کدام صفحات باید چاپ شوند) هدایت می شدید. حالا شما به یک نمای Backstage هدایت خواهید شد که با یک پیش نمایش چاپ تکمیل می گردد. بطور عجیبی، این قابلیت در OneNote ارائه نمی شود، اما مایکروسافت در دفاع از خود به ما گفت که چاپ در نرم افزار کاربردی OneNote چندان رایج نیست.
این موضوع واقعاً خجالت آور است زیرا نمای Backstage یک ویژگی فوق العاده به حساب می آید. این ویژگی نه تنها از چاپ صفحات گسترده Excel در حالت Portrait بجای Landscape توسط شما جلوگیری می کند، بلکه به معنای آن است که می توانید به سرعت اندازه حاشیه های سند خود را تنظیم کنید تا تعداد صفحات چاپ شده را در حداقل ممکن نگهدارید. شما همچنین می توانید ببینید یک پیام eMail که در حال چاپ آن هستید بر روی دو صفحه قرار خواهد گرفت، در حالیکه شما تنها چند خط ابتدائی آن را می خواهید.
اکنون دسترسی به فایلی که هفته گذشته( نه دیروز ) از آن استفاده کرده اید نیز بسیار آسانتر شده است. دیگر می توانید حدود ده مورد « Recent Document» که همه ما به آنها عادت کرده ایم را فراموش کنید، زیرا حالا وقتی بر روی گزینه Recent کلیک کنید، 20 مورد را مشاهده خواهید نمود. شما در عین حال می توانید محل این اسناد را در یک نگاه مشاهده کنید که بافت ارزشمندی را به نام فایلها می دهد.
موضوعات بسیار بیشتری وجود دارند که می توانیم درباره نمای Backstage به صحبت درباره آنها بپردازیم، ولی ما خودمان را با اشاره به این نکته که با کلیک بر روی گزینه Share چه چیزی را بدست خواهید آورد، دلداری می دهیم. اشتراک گذاری یک قابلیت کلیدی در آفیس 2010 به حساب می آید، چه از طریق Web Apps کاملاً جدید با سرویس رایگان SkyDrive و چه از طریق یک چیدمان تجاری براساس SharePoint. بخش عمده ای از کارهای صورت گرفته در این بخش، در زیر پوسته ظاهری آن انجام شده اند اما یک گزینه برای ذخیره سازی سند در SkyDrive با فشار یک کلید در نرم افزار Word، یک نشانه ظاهری کاملاً آشکار آن به حساب می آید. پس از اینکه حساب کاربری خود را براساس IDهای Windows Live راه اندازی کردید، انجام اینکار به آسانی ارسال یک سند از طریق eMail خواهد بود. در عین حال بسیار خوشایند است که گزینه ای را برای ذخیره سازی با فرمت PDF را بطور توکار مشاهده می کنیم، بدون آنکه به یک بارگذاری جداگانه برای این منظور نیاز باشد.
تنها مشکل ما با نمای Backstage این بود که کل فضای کاری را اشغال می نماید. ما تعداد دفعاتی که پنجره Word را در جستجو برای یافتن سندی که مشغول کار بر روی آن بوده ایم« Minimize» کرده ایم را به یاد نمی آوریم. تازه پس از انجام اینکار متوجه شده ایم که سند موردنظر پشت نمای Backstage پنهان شده بوده است.

ظاهر و رفتار

بطور کلی می توان گفت که آیکنهای جدید یک نوسازی مثبت از نمونه های قبلی به حساب می آیند و بلافاصله قابل شناسائی هستند. با اینحال درباره الگوی رنگی برنامه ها کمتر متقاعد شدیم. شما می توانید الگوی مورد نظر خود را بین آبی، سیاه و نقره ای انتخاب کنید. در عین حال، ما بر این باور هستیم که اکثر مردم الگوی آبی را انتخاب خواهند کرد، زیرا مطمئناً مزاحمت کمتری را برای چشمها به همراه دارد. برای تغییر الگوی رنگی اینترفیس، می توانید به نمای Backstage رفته و بر روی گزینه Options کلیک نمائید، حالا در صفحه General یک منوی dropdown را در کنار عنوان «Color Scheme» خواهید دید.

روش متحد

روش ثابت و نامتناقض مایکروسافت در مورد اینترفیس کاربری، همان جائی است که همه چیز هوشمندانه تر می شود. این وضعیت با معرفی آشکار اینترفیس ریبونی در Outlook و OneNote آغاز می گردد که هر دو نرم افزار کاربردی مذکور در نسخه های 2007 خود به سیستم منوی معمولی مقید شده بودند. این موضوع باعث می شود که آموزش مجدد پرسنل و حتی اعضای خانواده تان بسیار آسانتر باشد: به محض آنکه درک ساختار ابتدائی اینترفیس ریبونی آغاز شود، بسیاری از مردم به کشف جنبه هائی از عملکردهای آفیس می پردازند که تاکنون هرگز چیزی درباره آنها نمی دانسته اند. با لزوم استفاده از یک اینترفیس واحد در تمام نرم افزارهای کاربردی آفیس، یادگیری آن بسیار ساده تر خواهد شد.
آفیس 2010 در عین حال شاهد معرفی یک نسخه کاملاً جدید از این مجموعه است: Office 2010 Starter. ما انتظار داریم که این نسخه از تابستان به بعد بر روی اکثر قریب به اتفاق کامپیوترهای جدیدی که روانه بازار می شوند، نصب گردد و البته دلیل خوبی برای این پیش بینی خود داریم. البته این یک واقعیت است که بخشی از جمعیت Computing بخاطر محدودیت های نسخه مذکور ناامید خواهند شد زیرا شما تنها Word و Excel را بدست خواهید آورد، گزینه ها، تنها به 4 برگه در هر دو نرم افزار کاربردی محدود شده اند و یک صفحه همیشه حاضر با پهنای 200 پیکسل در سمت راست صفحه قرار گرفته است که آگهی های تبلیغاتی متغیری را برای نسخه های قابل خریداری آفیس نمایش داده و در عین حال لینکهای سریعی به توصیه های Getting Started را در اختیار کاربر می گذارد. با اینحال، ما پیش بینی می کنیم که کاربران در هنگام مواجه شدن با اینترفیس آراسته Word 2010 و گزینه های جایگزین سنگین تر و رایگان دیگر، مطمئناً Office Starter را انتخاب خواهند نمود.

این اینترفیس حتی به Web Apps که قبلاً برای آزمایش قابل دسترسی بوده است نیز گسترش یافته. به این ترتیب، مایکروسافت تا حدودی بر یکی از مشکلاتی که آفیس 2007 با آن مواجه بود، غلبه نموده است: برای مثال، نوع فایل پیش فرض در نرم افزار Word بصورت DOCX تنظیم شده است که بدون وجود یک Plugin برای آفیس 2003 و اسلاف آن قابل خواندن نخواهد بود. در عین حال، مدتی طول کشید تا OpenOffice و Google Docs از فایلهای DOCX ذخیره شده در Word 2007 و همکاران آن پشتیبانی نمایند. فایلهای آفیس 2010 کاملاً با آفیس 2007 و Google Docs سازگار هستند که باعث می شود به اشتراک گذاشتن آنها بسیار آسانتر باشد. در عین حال، خبر خوب این است که اگر شما فایلهای خود را بر روی SkyDrive ذخیره کنید، هیچیک از فرمت بندی های خود را از دست نخواهید داد.
باید به این نکته اشاره کنیم که شما حتی می توانید فایلهای خود را برای نرم افزارهای کاربردی Mobile Office آتی ذخیره نمائید که برای تلفنهای هوشمند مبتنی بر ویندوز ارائه خواهند شد. همانند Web Apps، شما در این مجموعه به هیچوجه به سطح گزینه های ویرایشی ارائه شده توسط نسخه های کامل Excel و Word و سایر نرم افزارهای کاربردی آفیس نزدیک نخواهید شد، اما در عین حال می توانید باز هم فرمت بندی خود را در اینجا حفظ کنید. بنابراین اگر در هر زمانی با چنین نیازی مواجه شوید، می توانید یک صفحه گسترده Excel را با خیال آسوده بر روی تلفن موبایل خود ویرایش نمائید.
این شیوه متحد، یک مزیت منحصر بفرد در مقایسه با سایر رقبا را در اختیار آفیس 2010 قرار می دهد: هیچیک از محصولات Google و یا Apple قادر به رقابت با آن نخواهند بود. در حالیکه ما هنوز فکر می کنیم مایکروسافت با عدم ارائه گزینه اسناد برگه گذاری شده( tabbed) در نرم افزارهای کاربردی خود به همان صورتی که می توانید با برگه های متفاوت در مرورگرهای اینترنتی کار کنید یک مزیت عالی را از دست داده است، اما باید بپذیریم آفیس 2010 یک مجموعه بسیار هماهنگ از محصولات به حساب می آید که برای هر دو گروه کاربران خانگی و تجاری جذابیت خواهد داشت.

راهنمای سفارشی سازی ریبون

1- ما در این مثال تصمیم داریم یک برگه را برای بچه ها راه اندازی کنیم، زیرا به هر حال آفیس برای افراد بزرگسال طراحی شده است. اولین گام این است که بر روی ریبون، کلیک راست نموده و سپس گزینه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کنید. در صفحه ای که ظاهر می شود، شما می توانید تمام برگه های از پیش تعریف شده را در سمت راست مشاهده کنید که با آنچه توسط مایکروسافت، « Groups » نامیده می شود، تکمیل شده است ( برای مثال، فرامین متنوع در بالای Font بر روی برگه Home نرم افزار کاربردی Word).
2- ایجاد یک برگه جدید و تغییر نام آن با استفاده از کلیدهائی که در قسمت پائین و سمت راست جعبه محاوره ای قرار گرفته اند، بسیار آسان خواهد بود. با اینحال، یافتن فرمان دقیقی که به دنبال آن هستید کمی پیچیده تر به نظر می رسد. تنها در Word بیش از 1700 فرمان وجود دارد، بنابراین شاید متوجه شوید که استفاده از گروه های از پیش تعریف شده ای که در فهرست Tool Tabs قرار گرفته اند( و با استفاده از منوی Choose commands from می توانید به آن دسترسی پیدا کنید)، بسیار ساده تر خواهد بود.

3- شما می توانید ریبون جدید ما با نام « برای بچه ها» را در شکل [6] مشاهده کنید. ما یک ترکیب ساده از ابزارهائی که فکر می کنیم بچه ها به آنها نیاز خواهند داشت را به همراه ویژگی جدید WordArt به این ریبون اضافه نموده ایم. حتی این امکان وجود دارد که با استفاده از فلش رو به بالا در جعبه محاوره ای Customize Ribbon، ریبون خود را به اولین برگه ای که آنها خواهند دید، تبدیل کنید.

Outlook

Outlook به اردک زشت مجموعه آفیس 2007 تبدیل شده بود، تنها نرم افزار کاربردی مهمی که اینترفیس ریبونی جدید را ارائه نمی کرد زیرا طراحان مایکروسافت به اندازه کافی برای پیاده سازی اینترفیس ریبونی در آن فرصت نداشتند. اما این بار اینترفیس ریبونی بطور کامل در Outlook پیاده سازی گردیده و در عین حال ویژگیهای جدیدی که به آن اضافه شده اند از هر نرم افزار کاربردی دیگری در مجموعه آفیس بیشتر است، هر چند که همه آنها منعکس کننده یک موفقیت نیستند.

eMail

مایکروسافت قول داده بود که مشکل قدیمی اضافه بار اطلاعاتی را در Outlook 2010 برطرف نموده و به ما کمک کند تا زمان کمتری را برای جستجو در inboxهای به هم ریخته و آشفته صرف نمائیم. با قضاوت بر اساس نسخه بتا، می توان گفت که مایکروسافت تنها تا حدودی در این زمینه موفق بوده است.
مهمترین جنبه در میان تغییراتی که به صرفه جوئی در زمان کمک می کنند، ویژگی جدید Ignore Conversation است. این ویژگی، یک موهبت برای تمام کاربرانی است که در شرکتهائی کار می کنند که در آنها eMailهای « Round-Robin» بصورت بخشی از فرهنگ درآمده اند.Ignore Conversation به شما اجازه می دهد که یک پیام و تمام پاسخهای بعدی به آن eMail را مستقیماً به فولدر Deleted Items بفرستید. بنابراین اگر با یک eMail درباره پروژه ای مواجه شدید که دیگر با آن درگیر نیستید و یا به مسابقه فوتبال آخر هفته ای که همکاران شما مشغول برنامه ریزی برای آن هستند علاقه ای ندارید، می توانید به سادگی از این گفتگو خارج شوید.

یک ویژگی مرتبط، یعنی نمای Conversation، درست در انتهای دیگر مقیاس کارآئی قرار دارد. این نما تلاش می کند تا پیامهای مربوطه به یک سوژه واحد را با روشی مشابه به Google Gmail در یک رشته گروه بندی نماید. بنابراین، از نظر تئوری شما می توانید بر روی فلش کنار یک پیام کلیک کرده و یک منوی dropdown را مشاهده نمائید که تمام پیامهای مرتبط با آن را نمایش می دهد( البته در تئوری).
در عمل، این ویژگی فعلاً بیشتر به یک آشفتگی مطلق شباهت دارد. Outlook از خط Subject برای تعیین این موضوع که آیا پیامها یک گفتگوی واحد را تشکیل می دهند یا خیر، استفاده می کند. همین موضوع باعث می شود که گفتگوهای مختلف در مورد یک سوژه واحد در یک توده بسیار بزرگ بسته بندی شوند.
خبر بدتر به زمانی مربوط می شود که فرستنده پیام، به کلی از استفاده از خط Subject خودداری کرده باشد( اتفاقی که بطور غافلگیر کننده ای رایج است). تمام پیامهائی که فاقد سوژه هستند( صرفنظر از موضوع واقعی آنها) بعنوان بخشی از یک گفتگوی واحد در نظر گرفته خواهند شد. این وضعیت باعث می شود که انبوهی از پیامهای تصادفی بدون هیچ دلیلی در یک رشته سردرگم کننده قرار بگیرند. نمای Conversation به حدی برای آزمایش کنندگان بتای ما آزاردهنده بود که در طول چند روز اول استفاده از آفیس 2010، آن را غیرفعال کردند. مایکروسافت اگر نمی خواهد میلیونها نفر از کاربرانش همین کار را انجام دهند، باید پیش از عرضه کامل این ویژگی بهسازیهای قابل ملاحظه ای را بر روی آن اعمال نماید.
خوشبختانه ویژگی های جدید دیگری در این نرم افزار وجود دارند تا کمی از دلخوری کاربران بخاطر نمای Conversation بکاهند. Quick-Stepها، ماکروهائی برای وظایف متداول کاربران نظیر Forward نمودن پیامهای eMail به مدیر و همکارانتان یا حذف یک eMail پس از آنکه پاسخی را برای آن ارسال کردید، هستند. راه اندازی Quick-Stepهای جدید، مستلزم دنبال کردن یک ویزارد ساده است و ما می توانیم پیش بینی کنیم که این قابلیت به یکی از قهرمانان ستودنی Outlook 2010 تبدیل خواهد شد.

Outlook جدید، در عین حال کمی باهوش تر از اسلاف خود می باشد. اگر تلاش کنید به پیامی پاسخ دهید که با یک پاسخ دیگر از شخصی بر روی فهرست To/CC جایگزین شده است، Outlook به شما هشدار خواهد داد که « در حال پاسخ دادن به آخرین پیام در این گفتگو نیستید » و در عین حال لینکی به آخرین پیامها را در اختیارتان قرار می دهد. به همین ترتیب، اگر تلاش کنید یک eMail را برای یکی از همکاران خود بفرستید که ویژگی Out of Office Replies خود را فعال کرده است، Outlook به شما اطلاع خواهد داد، هرچند که این ویژگی به کاربران Exchange 2010 محدود شده است.
حالا که درباره افزایش هوش eMail صحبت کردیم، بد نیست بدانید که مایکروسافت تلاش کرده است تا با People Pane جدید خود بخشی از محبوبیت Xoboni را بدست آورد. People Pane بصورت یک منوی dropdown از بخش پائینی هر پیام eMail قابل دسترسی می باشد. این منو تمام پیامهای اخیر، ضمیمه ها و قرار ملاقاتهای آتی شما با نویسنده eMail مورد نظر را نمایش داده و وعده می دهد که در آینده داده هائی نظیر به روزرسانی های وضعیت در شبکه های اجتماعی را نیز در برخواهد گرفت. با اینحال برای آنکه بتوانید حداکثر بهره برداری را از این ویژگی بدست آورید، به SharePoint Server 2010 نیاز خواهید داشت.
در نهایت، Outlook می تواند پیامهائی با ظاهر بسیار پیشرفته تر را ایجاد کند که البته برای کاربران طرفدار « متن ساده » مزیتی نخواهند داشت، اما مطمئناً می توانند پیامهای تجاری را جذابتر نمایند. برای مثال، در هنگام ارسال یک پیام eMail جدید، بر روی برگه Insert کلیک نمائید تا بتوانید یک تصویر را در داخل پیام خود قرار دهید. سپس، می توانید ویرایشهای نسبتاً پیشرفته ای( نظیر تصحیح رنگ، چرخشهای 3 بعدی و اضافه کردن حاشیه ها) را در بخشهای مختلف آن انجام دهید. البته تصاویر تنها گزینه موجود در منوی Insert به حساب نمی آیند: گرافیک هایSmartArt، نمودارهای Excel و شکل ها نیز همگی برای این منظور در دسترش شما قرار خواهند داشت.برگه Insert در عین حال، شامل یک ویژگی Screenshot جدید است که به شما امکان می دهد یک تصویر لحظه ای از هر پنجره باز ویندوز را بدون هیچ دردسری در پیام eMail خود قرار دهید. این قابلیت می تواند یک ویژگی بسیار ارزشمند برای طراحان وب، برنامه نویسان نرم افزاری و یا هر فرد دیگری که برای عیب یابی یک PC از طریق eMail تلاش می کند، باشد.

تقویم

Calendar نیز با چند ویژگی ظریف جدید همراه شده است که زندگی را برای کاربرانی که در داخل شرکت خود از Outlook استفاده می کنند، آسانتر خواهد نمود. Outlook حالا یک پیش نمایش کوچک از تقویم شما را با درخواستهای ملاقات ارائه می کند که مشاهده اسلاتهای مجاور قرارهای ملاقات و اداره برخوردهای احتمالی در برنامه های زمانبندی شده را آسانتر می نماید. کلیدهائی که به شما اجازه می دهند یک زمان جدید را برای یک قرار ملاقات پذیرفته، رد کرده و یا پیشنهاد دهید، اکنون به منوهای dropdown اضافه شده اند که گزینه ای برای ارسال و یا عدم ارسال یک پاسخ را فراهم می کنند و جایگزین جعبه محاوره ای خسته کننده ای که قبلاً ظاهر می شد، گردیده اند.
افرادی که در سازمانهائی با تقویمهای اشتراکی کار می کنند نیز احتمالاً به Schedule View جدید علاقه مند خواهند شد که تقویم شما را در کنار تقویمهای همکارانتان نمایش داده و به یک مدیر امکان می دهد تا ببیند که تیمش در آن روز مشغول انجام چه کاری می باشد. اگر خانواده شما از گروه عجیبی است که تقویمهای خود را با استفاده از سرویسهای Live بصورت آنلاین به اشتراک می گذارند، می توانید تقویمهای آنها را نیز به همین ترتیب مشاهده کنید، با استفاده از گزینه هائی برای انتخاب یا عدم انتخاب هر تقویم.
بعلاوه، سرانجام مایکروسافت به این نتیجه رسیده است که قرار ملاقاتهای تمام ساعات روز شما عملاً دارای اهمیت می باشند و تصمیم گرفته تا آنها را در نوار To-Do که در کنار eMail شما قرار می گیرد، فهرست نماید.

راهنمای راه اندازی تقویمهای مشترک در Schedule View

1-Schedule View یک ویژگی جدید در بخش Calendar نرم افزار کاربردی Outlook 2010 است که مثلاً برای مدیرانی که می خواهند اقدامات تیم خود را دنبال کنند و یا تیمهای فروشی که نیاز دارند بر قرار ملاقاتهای یکدیگر نظارت داشته باشند، بسیار ایده آل خواهد بود. برای باز کردن نمای Schedule ، بر روی Calendar کلیک نموده و سپس Schedule View را از برگه View انتخاب نمائید.
2- نام اعضای تیم خود را در جعبه Add a Calendar در گوشه پائین و سمت چپ صفحه تایپ کنید. حتی اگر به تقویم فرد مورد نظر خود دسترسی کامل نداشته باشید، باید بتوانید زمانهای آزاد و یا اشغال شده تیم خود را مشاهده نمائید. برای درخواست اشتراک گذاری تقویمها بصورت کامل( که جزئیات قرار ملاقاتها را نمایش خواهد داد)، بر روی آیکن کوچک تقویم در جعبه مربوط به نام آنها کلیک نمائید.

3- اگر نشانگر ماوس را بر روی نام افراد در تقویم خود حرکت دهید، گزینه هائی را برای ارسال eMail به شخص موردنظر و همچنین ارسال یک پیام فوری یا برقراری تماس تلفنی با آنها در صورتیکه سازمان شما از چنین ویژگیهائی پشتیبانی می کند، در اختیارتان قرار خواهد گرفت. جعبه Pop-up در عین حال مشخص خواهد کرد که قرار ملاقات بعدی فرد مورد نظر شما چه زمانی خواهد بود.

تماسها و وظایف

بخش Contacts در مقایسه با آفیس 2007 تقریباً هیچ تغییری و تنها ضمیمه قابل ذکر در اینجا، Suggested Contacts است. اگر یک پیام eMail متناظر با شخصی را داشته باشید که از قبل در فولدر Contacts شما قرار ندارد، Outlook بطور خودکار یک کارت تماس را برای او ایجاد و سپس نام و آدرس eMail وی را در فیلدهای مربوطه درج می کند. اگر این ویژگی می توانست شماره تلفنها و آدرسها را نیز مثلاً از امضای eMail مورد نظر استنتاج نماید بسیار بهتر بود، اما به هر حال یک ویژگی کوچک به حساب می آید که در وقت شما صرفه جوئی خواهد کرد. Tasks صرفنظر از اینکه از اینترفیس ریبونی بهره می گیرد، هیچ چیز جدیدی را ارائه نمی کند که بتوان به آن اشاره نمود.

راهنمای جامع آفیس 2010(2)

راهنمای جامع آفیس 2010(2)

Excel

با وجود آنکه از نظر ظاهری چندان مشخص نیست، اما تفاوتهای فراوانی مابین Excel 2007 و Excel 2010 وجود دارد. ضمیمه های متعدد اینترفیس ریبونی، نمای Backstage جدید و چند ویژگی اضافی دیگر نظیر Sparklines در میان این تفاوتها قرار دارند. در عین حال، این موضوع کاملاً حقیقت دارد که یک نرم افزار« متوسط » می تواند در یک چشم بر هم زدن از نسخه 2007 به نسخه 2010 این نرم افزار کاربردی سوئیچ نماید.
با اینحال، هر شخصی که با اداره داده ها سر و کار داشته باشد، بهسازی های انجام شده بر روی Excel را تحسین خواهد کرد زیرا بسیاری از آنها طراحی شده اند تا قدرت تجزیه و تحلیل داده ها را در اختیار کاربرانی قرار دهند که تمایلی ندارند ساعت ها وقت خود را به یادگیری نحوه استفاده از آنچه که ابزارهای غیرقابل نفوذ به نظر می رسند، اختصاص دهند. برای نمونه، اگر همیشه از PivotTable ها بخاطر آنکه بیش از حد پیچیده به نظر می رسند فاصله گرفته اید، این عرضه جدید می تواند برای شما مناسب باشد.
اما پیش از آنکه به کاوش در دنیای داده های قابل چرخش( Pivoting) بپردازیم، چند نوآوری جذاب در Excel 2010 وجود دارند که درک آنچه اعداد و ارقام مقابل چشمان کاربران تلاش می کنند برای آنها بیان نمایند را آسانتر خواهند کرد.
اولین مورد که موضوع راهنمای گام به گام این بخش ما را نیز به خود اختصاص داده، ویژگی کاملاً جدید Sparklines است. اجازه بدهید فرض کنیم که شما یک ردیف ساده از داده ها نظیر ارقام فروش ماه گذشته خود را در اختیار دارید. این داده ها را انتخاب کرده و سپس بر روی گرافیک نمودار خطی Sparklines کلیک نمائید تا یک نمودار خطی فوری را در سمت راست داده های خود بدست آورید. بطور جایگزین، می توانید از این قابلیت برای نمایش یک نمودار میله ای ساده استفاده کرده و یا ( اگر داده های شما به یک بله/خیر ساده اشاره می کنند، نظیر آمار حضور و غیاب در کلاس) می توانید گرافیکی که تحت عنوان « Win/Loss» شناخته می شود را در کنار هر ردیف از نتایج ایجاد نمائید.
ما در عین حال باید به فرمت بندی شرطی( Conditional Formatting) بهبود یافته Excel اشاره کنیم( بعنوان یک موضوع جانبی، به نظر می رسد تیم بازاریابی مایکروسافت در هنگام انتخاب نام ویژگی های جدید کاملاً دخالت داشته است. برای اثبات این موضوع کافی است به این نکته توجه کنید که نام های بخشهای باقیمانده از نسخه های قبلی Excel نظیر Conditional Formatting تا چه اندازه خشک و بی روح به نظر می رسند، در حالیکه می توانید آنها را با نام های دینامیک و هیجان انگیزی نظیر Sparklines و یا Slicers مقایسه نمائید). این ویژگی که در Excel 2007 معرفی شد، به کاربران امکان می دهد تا بر روی یک جدول از نتایج در یک صفحه گسترده کلیک کرده و فرمت بندی خاصی را بر روی سلولهای حاوی داده ها اعمال نمایند: برای مثال، هرچه اعداد بزرگتر باشند، « داغ تر» خواهند شد. این روش در موارد خاصی کار می کند، ولی مایکروسافت بازخوردهای منفی را درباره ویژگی مذکور دریافت کرد. برای مثال، شکل [13] تصویری از افزایش سود یکی از بخشهای یک سازمان را در طول چند سال گذشته نشان می دهد. در سمت چپ، شما می توانید بهترین نمائی که Excel 2007 در اختیارتان قرار می دهد را مشاهده کنید: یک شیب رنگ از چپ به راست. اما همانطور که در سمت راست می بینید، با Excel 2010 می توانید مقادیر منفی را بطور متمایز مشاهده نموده و فوراً بفهمید که باید کدامیک از مدیران بخش مربوطه « اخراج » شود.
کاربران عادی Excel از قابلیت Paste with Live Preview بسیار راضی خواهند بود. این قابلیت به Excel منحصر نمی شود اما با در نظر گرفتن مشکلاتی که فرمت بندی در صفحات گسترده می تواند به همراه داشته باشد، احتمالاً بیشترین کمک های خود را در این نرم افزار کاربردی به نمایش خواهد گذاشت. برای مثال اگر یک تکه بزرگ از داده ها را از یک eMail به صفحه گسترده خود کپی کنید، می توانید بین چسباندن ( Paste) آن با فرمت بندی ذاتی داخل eMail و یا با فرمت بندی مناسب برای صفحه گسترده جاری، یکی را انتخاب نمائید. اگر داده ها شامل فرمول باشند، شما گزینه های بیشتری نظیر توانائی چسباندن مقادیر، فرمولها و یا ترانهش( Transpose) داده ها را در اختیار خواهید داشت و با حرکت نشانگر ماوس خود بر روی هریک از گزینه ها، به آسانی می توانید ببینید که انتخاب آن دقیقاً چه نتیجه ای را برای شما به همراه خواهد داشت.
در نهایت، کاربران حرفه ای Excel احتمالاً بیش از هر نکته دیگری به توانائی سفارشی سازی نوار Ribbon علاقه مند خواهند شد( که البته این ویژگی نیز در سراسر مجموعه آفیس 2010 برای شما قابل دسترسی می باشد). اگر شما از یک مجموعه خاص از ابزارها استفاده می کنید و یا می خواهید ابزارهای مشترکی را با تمام پرسنل خود به اشتراک بگذارید، دلیل کافی برای ارتقاء به Excel 2010 را در اختیار خواهید داشت. در عین حال، انجام اینکار نیز به اندازه کافی آسان است: بر روی Ribbon کلیک راست نموده، گزینه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کرده و سپس اینترفیس مربوطه را دنبال کنید.

آنالیز پیشرفته

شاید « Slicer» شما را به یاد فیلمهای ترسناک بیندازد، اما در واقع نامی است که مایکروسافت برای ابزار جدید و فوق العاده خود برای آنالیز داده ها انتخاب کرده، ابزاری که PivotTable ها را به برنامه کاری توده کاربران خواهد کشاند. برای آن دسته از کاربرانی که احتمالاً تاکنون نام PivotTable ها را نشنیده اند، باید بگوئیم که این نوع جداول به شما امکان می دهند داده ها را با شیوه های بسیار بصری تر و قابل درک تری در مقایسه با یک جدل یکنواخت و مسطح از نتایج، مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. در عین حال، این جداول بصورتی طراحی شده اند که شما هرگز با داده های اصلی تداخل نخواهید داشت.
برای مثال، در نظر بگیرید که می خواهید مجموعه ای از صورتحساب ها را در Excel پیگیری نمائید. اجازه بدهید فرض کنیم شما پنج کارمند قراردادی در اختیار دارید که بر روی چند پروژه مختلف با شما همکاری دارند. هنگامیکه داده های مربوطه را وارد می کنید، جدولی با تاریخ صورتحساب، قیمت، نام کارمند، پروژه ای که صورتحساب به آن مربوط می شود و بعضی موارد دیگر را در اختیار خواهید داشت. با استفاده از PivotTables، شما می توانید این اطلاعات را قلع و قمح کنید: مثلاً ببینید که هر فرد چه سهمی در هریک از پروژه های شما داشته است. سپس، شما می توانید با استفاده از قابلیتهای drag & drop به مشاهده هزینه پروژه در هر هفته بپردازید.
با اینحال، PivotTable ها به اندازه کافی پیچیده هستند تا بسیاری از کاربران Excel را فراری بدهند. حتی اگر شخص دیگری قبلاً داده ها را آماده کرده باشد، یک منحنی یادگیری بسیار بلند باعث می شود که اکثر افراد از نزدیک شدن به این قابلیت صرفنظر نمایند. اما حالا Slicerها قدرت PivotTable ها را در قالب بسیار دسترس پذیرتری ارائه کرده و به کاربرانی که در Excel تخصص ندارند امکان می دهد تا داده ها را بطور زنده در شرایطی تقسیم بندی نمایند که تمام شرکت کنندگان یک جلسه هیأت مدیره را تحت تأثیر قرار دهد.
ما بیش از هر چیز تحت تأثیر ایده یک داشبورد از نتایج قرار گرفتیم. این داشبورد می تواند بر روی یک Worksheet جدید قرار گرفته( همانطور که PivotTableها اینکار را انجام می دهند) و به ارائه کننده امکان دهند تا نتایج را در آنجا کالبدشکافی نموده و سپس در مقابل مخاطبین، بلافاصله طوری به سؤالات پاسخ دهد که با PivotTableها بسیار دشوارتر بوده است. داشبورد در عین حال می تواند نمودارهائی از نتایج را در برداشته باشد: اساساً PivotChartها که دقیقاً با همان مبنای PivotTableها کار می کنند، اما نتایج را در یک نمای گرافیکی ارائه می دهند.
اگر تجزیه و تحلیل داده های شما باید چند قدم فراتر از این سطح برود ( برای مثال، اگر در حال استفاده از منابع متعددی از داده های چند دفتر هستید)، می توانید نگاهی به PowerPivot Plugin بیندازید که بعنوان یک بارگذاری از www.powerpivot.com قابل دسترسی می باشد. در انتهای این بخش، اجازه بدهید به یک نکته جالب برای تمام کسانی که تاکنون با محدودیت 2 گیگابایتی فایلهای Excel مواجه شده اند، اشاره کنیم. نسخه 64 بیتی Excel 2010 این محدودیت را به 4 گیگابایت افزایش می دهد، یک ویژگی که اینگونه افراد در رؤیای آن بوده اند. با اینحال، توجه داشته باشید که SharePoint 2010 هنوز اندازه فایلهای را به 2 گیگابایت محدود می کند، بنابراین مایکروسافت پیش از آنکه بتواند ما را متقاعد نماید که این یک دلیل کافی برای ارتقاء به حساب می آید، هنوز کارهای زیادی برای انجام دادن دارد.

راهنمای استفاده از Sparklineها

1- در اینجا ما یک صفحه گسترده ساده را ایجاد کرده ایم که نتایج فروش یک کالای فرضی توسط یک شرکت را در 5 شهر مختلف نشان می دهد. در حالیکه تمام اعداد در اینجا قرار دارند، اما به آسانی نمی توان با یک نگاه نتیجه گرفت که بخش فروش شرکت در کدامیک از شهرها موفق تر و در کدام شهر ناموفق تر بوده است، یا اینکه سطح فروش در کدام شهر ثابت بوده است و نمایندگی کدام شهر تلاش کرده است تا بیشتری سهم را در موفقیت شرکت داشته باشد.
2- بنابراین ما بر روی برگه Insert کلیک کرده و یکی از گزینه های Sparklines را انتخاب می کنیم: Line ( یک خط گرایش ساده)، Column( یک مجموعه از نمودارهای میله ای)، یا Win/Loss( بهترین گزینه در شرایطی که می خواهید موفقیت شعبه فروش هر شهر را پیگیری نمائید). پس از مشخص نمودن ردیفهای داده برای آنالیز، شما چیزی شبیه به شکل [16] را مشاهده خواهید کرد.
این نما کاملاً خوب است، ولی ما می خواهیم عملکرد نسبی هر شعبه را در طول زمان و در مقایسه با یکدیگر مشاهده نمائیم. برای اینکار، وضعیت نمایش را به Column تغییر داده، سلولهای حاوی نمودارهای کوچک را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه Group در انتهای سمت راست نوار Sparkline کلیک می نمائیم. حالا بر روی گزینه Axis کلیک کرده و از مقادیر Maximum و Minimum یکسانی برای هر محور استفاده می کنیم. به این ترتیب، نمودار نمایش داده شده در شکل [17] را بدست می آوریم که بوضوح برنده ها و بازنده ها را نشان می دهد. ظاهراً زمان آن رسیده است که شرکت فرضی

تأثیر وب

وقتی نوبت به موضوع « تألیف مشترک »( Co-Authoring) می رسد، Excel احتمالاً بزرگترین مزیت را از آن بدست می آورد. در حالیکه کاربران Word 2010 تنها در صورتی می توانند بطور همزمان به ویرایش همزمان اسناد بپردازند که فایلهای خود را از طریق SharePoint به اشتراک گذاشته باشند، کاربران Excel 2010 می توانند از طریق Web Apps مایکروسافت صفحات گسترده را بطور مشترک تألیف نمایند.
این قابلیت در کنار توانائی Web Apps برای نگهداری فرمت بندی، فرمولها و ویژگیهای پیشرفته ای نظیر Slicerها، قدرت Excel را از مجموعه آفیس بیرون کشیده و بر روی شبکه قرار می دهد. مهم نیست که تیم فروش شما کجا هستند، آنها می توانند داده ها را برای انطباق با نیازهای مخاطبین خود ( و پرسشهای آنها) دستکاری نمایند.

Office Web Apps

هنگامیکه مایکروسافت اعلام کرد در حال تولید نسخه های وب رایگان از نرم افزارهای کاربردی آفیس خود است، بسیاری از مردم دچار این بهت زدگی شده بودند که آیا غول نرم افزاری جهان تصمیم گرفته است جواهرات تاج خود را به کاربران ببخشد؟ مطمئناً اینطور نیست. در حالیکه با استفاده از Office Web Apps امکان ایجاد اسناد از نقطه آغازین وجود دارد( یا بهتر است بگوئیم در بعضی از موارد چنین امکانی وجود دارد)، دامنه محدود ویژگی های ارائه شده باعث می گردد که این نرم افزارهای کاربردی تنها برای ابتدائی ترین اسناد ممکن، مناسب باشند.
با اینحال، Office Web Apps کاملاً برای اشتراک گذاری و ویرایش اسنادی که با استفاده از نرم افزار کلاینت دسک تاپ ایجاد شده باشند، مناسب خواهد بود. مواردی که شما می توانید از 4 نرم افزار کاربردی Office Web انتظار داشته باشید، عبارتند از:

1- Excel
تا این لحظه، Excel کامل ترین نرم افزار کاربردی در مجموعه Web Apps به حساب می آید. امکان مشاهده و همچنین ویرایش همزمان صفحات گسترده توسط بیش از یک نفر وجود دارد و حتی بر روی Workbook های پیچیده با فرمولها، نمودارها و پیوندها نیز ویرایشها با سرعت تأثیرگذاری اعمال می شوند.
Excel Web Apps تنها حاوی بخش کوچکی از ویژگیهای پیاده سازی شده در نرم افزار دسک تاپ خود می باشد: در این نسخه شما تنها دو برگه Home و Insert را در اختیار خواهید داشت و برگه Insert نیز تنها Table و Hyperlink را در برمی گیرد.با اینحال، این نرم افزار از تمام ویژگیهای Excel 2010 پشتیبانی می کند. برای مثال، Sparklineها نمایش داده شده و نوسازی می شوند، حتی با وجود آنکه شما نمی توانید آنها را مستقیماً در Web Apps اضافه کنید.
2-Word
در هنگام آماده سازی این مقاله، Word Web Apps تنها به ما امکان می دهد تا اسناد را مشاهده کنیم، بنابراین به سختی می توان نتیجه گیری کرد که این نسخه چقدر مفید خواهد بود. یک نکته تعجب آور این است که مایکروسافت هیچ برنامه ای برای پیاده سازی ویرایش همزمان بر روی اسناد Word ندارد، ویژگی که یکی از جذابیتهای مهم Google Docs به حساب می آید.
نمایش دهنده Word Web Apps بخوبی از عهده سند متنی 174 صفحه ای مورد نظر ما برآمد و تمام جداول و فرمت بندیهای پیچیده آن را حفظ کرد، برخلاف Google Docs که حتی از Upload سند 15 مگابایتی ما نیز خودداری کرد، زیرا از محدوده ناچیز 500 کیلوبایتی آن بزرگتر بود. Word Web Apps در عین حال با ویژگی Find نرم افزار دسک تاپ که مورد بازنگری جدی قرار گرفته است نیز انطباق یافته که باعث می شود اسکن اسناد بزرگ بصورت آنلاین در آن بسیار آسانتر گردد.
3-PowerPoint
PowerPoint Web Apps به شما امکان می دهد تا نمایشهای اسلاید تمام صفحه را ویرایش نموده و مشاهده کنید، ولی آیا ما برنامه ای برای اجرای تمام Presentation های خود از یک مرورگر وب داریم؟ بعید به نظر می رسد. برای مبتدیان، بد نیست به این نکته اشاره کنیم که PowerPoint Web Apps در حال حاضر قادر به نمایش ویدیوهای جاسازی شده در اسلایدها نمی باشد. ویژگیهای جذاب دیگری نظیر Transitionها و انیمیشنهای پیشرفته نیز در نمایشهای اسلاید آنلاین پشتیبانی نشده اند.
ویرایش Presentationها بصورت آنلاین بطور قابل توجیهی آسان است و فونتها و الگوی جاری نیز هنگامیکه اسلایدهای جدیدی را به یک Presentation موجود اضافه می کنید، حفظ می شوند، حتی با وجود آنکه هیچ الگوی از پیش تعریف شده ای در این نسخه وجود ندارد و اگر بخواهید نمایش اسلاید خود را از نقطه آغازین ایجاد نمائید، تنها به یک مجموعه محدود از فونتها دسترسی خواهید داشت. با اینحال، چند محدودیت عجیب در گزینه های ویرایش به چشم می خورند. برای مثال، امکان اضافه کردن یک قاب عکس 3 بعدی به یک تصویر Upload شده وجود دارد، اما هیچ روشی برای تغییر اندازه تصویر در اختیار شما قرار نمی گیرد.
اگر مایکروسافت بتواند گیرهای مربوط به ارائه و ویرایش را برطرف کند، PowerPoint Web Apps به یکی از اعضای جذابتر این مجموعه تبدیل خواهد شد.
4-OneNote
در هنگام آماده سازی این مقاله، OneNote Web Apps کاملاً غیرفعال بود، بنابراین تنها می توانیم چیزی را نقل کنیم که درباره آن به ما گفته شده است. مایکروسافت می گوید OneNote قابلیت ویرایش همزمان و همچنین ویژگیهائی نظیر Spellchecking, AutoCorrect و گزینه ای برای درج تصاویر و جداول را ارائه خواهد کرد.

راهنمای نحوه استفاده از Web Apps

1- برای دریافت رایگان یک حساب کاربری در SkyDrive ثبت نام کنید. اگر از قبل یک Windows Live ID را در اختیار دارید، می توانید از آن برای Sign-in استفاده نمائید. SkyDrive 25 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان را در اختیار شما قرار می دهد، ولی اندازه فایلها به 50 مگابایت محدود شده است.

2- برای ویرایش یک سند موجود، سند را در Office 2010 باز کنید. در منوی File بر روی گزینه Share و سپس Save to SkyDrive کلیک نموده و اعلانهای نمایش داده شده را دنبال کنید. سند را بر روی دسک تاپ خود بسته، آن را در فولدر SkyDrive خود پیدا کرده و سپس بر روی گزینه Edit کلیک نمائید.
3- اسنادی که بر روی SkyDrive شما ذخیره شده اند، کپی هائی از اسناد اصلی هستند و به همین دلیل ویرایشهای انجام شده بصورت آنلاین در نسخه محلی فایل اعمال نخواهد شد. برای ایجاد یک فایل جدید، بر روی Documents کلیک نموده و سپس یک نوع فایل را انتخاب کنید.

Word

با وجود آنکه در اولین نگاه به نظر می رسد برای یافتن تفاوتهای Word 2010 با نسخه پیشین آن باید یک رقابت تخصصی را برگزار نمود، اما تعداد زیادی از تفاوتهای ظریف آنها تنها پس از چند ساعت استفاده آشکار خواهند شد. این تفاوتها را می توان به دو گروه تقسیم کرد: ارائه و بازدهی.

ارائه

مایکروسافت مطمئناً نمی خواهد اسناد شما را در یک ساختار ساده و غیرجذاب زمینگیر نماید. آخرین تلاش برای زیباسازی اسناد شما( که براساس Themeها و Styleهای بهبود یافته ای که در Office 2010 معرفی شده بودند ایجاد گردیده است)، در قالب افکتهای متنی در اختیار شما قرار دارند. این افکتها به شما امکان می دهند تا افکت های گرافیکی( نظیر انعکاسها، درخشش و سایه ها) را به متن اضافه کنید که به این ترتیب به ارتقاء سطح ظاهری سند کمک کرده و یک زیبائی حرفه ای را برای صفحات عنوان و سرفصلها ایجاد می نماید( البته به شرط آنکه از افکت ها برای تزئین آنها استفاده کرده باشید). برخلاف WordArt، متن تایپ شده با استفاده از Text Effects بعنوان یک گرافیک درج نخواهد شد و به همین دلیل امکان Paste, Cut، ویرایش و تغییر ظاهر آن بر حسب تمایل شما وجود خواهد داشت.
فونت ها نیز درخشش تازه ای به خود گرفته اند، به این معنی که فونت های OpenFont ویژگی های چاپی هوشمندانه ای نظیر Ligature، فرم های عددی و فاصله گذاری عددی را تأمین می کنند. Word در عین حال از همان توابع ویرایش عکس و ویژگی های Screenshot بهره می گیرد که در Outlook به چشم می خورند( یک موضوع نه چندان غافلگیر کننده، با در نظر گرفتن این موضوع که Word ویرایشگر متنی پیش فرض Outlook است) . بعلاوه، یک مجموعه بزرگتر از اشکال و SmartArt برای درج در اسناد پیش بینی شده است که باز هم به افزایش جذابیت ظاهری صفحات کمک خواهد کرد.

بازدهی

افرادی که زندگی حرفه ای خود را در اسناد طولانی Word سپری می کنند، از ویژگی های جدید بهره وری و بازدهی این نرم افزار راضی خواهند بود. Document Map که کاملاً مورد بازنگری قرار گرفته( و اکنون عنوان آن به Navigation Pane تغییر کرده است)، به شما امکان می دهد تا اسناد طولانی را با استفاده از تصاویر Thumbnail هر صفحه، مرور نمائید. بطور هوشمندانه ای، این ویژگی به شما اجازه می دهد تا بخشها و یا فصلهائی از سند خود را در یک موقعیت جدید Drop & Drag کنید. بنابراین اگر با کمی تأخیر تصمیم گرفته اید که نامه رئیس شرکت خود را در گزارش مالی شرکت بعد از نتایج مالی قرار دهید، می توانید نوار عنوان بخش مربوطه را به موقعیت مورد نظر خود بکشانید که شماره صفحات نیز بطور خودکار اصلاح خواهند شد. این ویژگی بر اسنادی تکیه دارد که با سرفصلها( که بطور صحیح نشانه گذاری شده اند) ایجاد شده باشند، زیرا Word به اندازه کافی باهوش نیست که بتواند خودش نقاط آغاز و پایان هر بخش را حدس بزند. Navigation Pane در عین حال منوی Find( که باز هم مورد بازنگری کامل قرار گرفته است) را در خود جای می دهد. جستجو برای یافتن عبارت مختلف، اکنون از طریق یک فهرست شبیه به موتور جستجو در اختیار شما قرار می گیرد که بخش کوچکی از متن اطراف کلمات کلیدی شما را نیز نمایش می دهد. این قابلیت در مقایسه با سیستم قبلی گردش در میان تمام انطباقهای یافته شده برای کلمه کلیدی، یک شیوه بسیار آسانتر برای یافتن بخشهائی از متن مورد نظر شما است.
Spellchecking نیز هوشمندتر شده است و خطاهائی که در آنها خود کلمه بطور صحیح تایپ شده اما در متن نادرستی مورد استفاده قرار گرفته است را مشخص می کند. برای مثال اگر شما عبارت « Bare in mind» را تایپ کنید، Word یک خط موج دار آبی رنگ کوچک را در زیر Bare قرار داده و هنگامیکه شما Spellcheck کامل را اجرا می کنید، پیشنهاد می نماید که آن را با Bare جایگزین کنید.
در نهایت، Word 2010 وعده می دهد که دیگر شما با چنین تجربه ای مواجه نخواهید شد که یک سند را بدون ذخیره سازی آن تغییر داده و سپس در کمال بی توجهی پیش از خروج در جعبه محاوره ای که از شما درباره ذخیره سازی سند سؤال می کند، بر روی No کلیک نمائید. اکنون Word بطور خودکار نسخه هائی از تمام اسناد را بطور پیش فرض ذخیره نموده و به شما امکان می دهد تا کارهای ذخیره سازی نشده خود را بازیابی کنید. با اینحال، این ویژگی در نمای جدید Backstage پنهان شده است. در منوی File، بر روی گزینه Recent کلیک کنید تا در قسمت پائینی فهرست اسناد، گزینه ای را برای بازیابی اسناد ذخیره سازی نشده( Recover Unsaved Documents) مشاهده نمائید. برگه Info منوی File به شما امکان می دهد تا نسخه های قبلی سندی که در حال حاضر مشغول کار بر روی آن هستید را بازیابی کنید.

راهنمای نحوه مدیریت اسناد بزرگ

1- Word 2010 مدیریت اسناد بزرگ را بسیار آسانتر نموده است، اما این اسناد باید بطور صحیحی نشانه گذاری شده باشند. کار را با یک صفحه آغازین شروع کرده، عنوان سند خود را تایپ نموده و سپس Title Style را از برگه Home انتخاب کنید.
2- نام سرفصلهای خود را با استفاده از Heading 1 Style ایجاد کرده و بخشهای فرعی را با Heading 2 مشخص نمائید. برای تغییر ظاهر کلی، بر روی منوی Styles کلیک کنید. حالا بر روی View کلیک نموده و گزینه Navigation Pane را فعال کنید.
3- آیا می خواهید یک بخش از سند را به محل جدیدی انتقال دهید؟ برای این منظور کافی است نام بخش مورد نظر خود را در Navigation Pane به محل جدیدی آن drag & drop کنید. شماره صفحات بطور خودکار اصلاح خواهند شد.

راهنمای جامع آفیس 2010(3)

راهنمای جامع آفیس 2010(3)

PowerPoint

تحمل نمایشهای اسلاید PowerPoint که ظاهراً توسط برادرزاده نزدیک بین پیکاسو طراحی شده اند، یکی از تشریفات تصویب هر متخصصی در صنعت IT به حساب می آید. اما بعضی از ویژگیهای جدید در PowerPoint 2010 نشان می دهند که حتی تازه کارها نیز می توانند نمایشهای آراسته ای را تولید نمایند.

ویدیو

ویژگی جدید و برجسته PowerPoint 2010، توانائی آن در ویرایش و فرمت بندی ویدیوها است. سهولتی که برای Import، برش و ارتقاء ویدیوها در اختیار شما قرار می گیرد، واقعاً شگفت آور است. اصلاح روشنائی و یا اضافه کردن یک سایه رنگ( Tint) به ویدیو مورد نظر شما تنها چند لحظه طول می کشد. برش قسمتهای اضافی Footage نیز به سادگی حرکت دادن چند لغزنده خواهد بود. مجموعه بزرگی از قاب ها و افکت های ویدیوئی نظیر گزینه ای برای چرخش ویدیو در یک پنجره « 3D» ارائه شده است، هرچند که احتمالاً به آسانی دچار زیاده روی در استفاده از افکت های درخشان خواهید شد. حتی این امکان وجود دارد که انیمیشن ها را برای فعال شدن در یک نقطه معین از ویدیو زمانبندی کرده و به این ترتیب کلیپ های خود را با نقاط Bullet-Pointهائی بر روی همان اسلاید، حاشیه نویسی نمائید.
PowerPoint از اکثر فرمت های مشهور ویدیوئی ( از جمله AVI و H.264) پشتیبانی می کند و این موضوع کلیپ های مبتنی بر وب را نیز در بر می گیرد. با اینحال توجه داشته باشید که برای ارائه ویدیوهای مبتنی بر وب به یک اتصال اینترنت نیاز خواهید داشت و گزینه های فرمت بندی/ ویرایش آنها نیز محدود خواهند بود.
PowerPoint در عین حال دارای تمام ابزارهای ویرایش تصویر و SmartArt ارتقاء یافته ای است که در Outlook و Word به چشم می خورند. در ترکیب با یک کتابخانه گسترده از انیمیشن ها و Transition ها، شما باید به سختی تلاش کنید تا یک Presentation با ظاهر بد را ایجاد نمائید.

اشتراک گذاری اسلایدها

تاکنون چند بار یک Presentation را ارسال کرده و سپس با این دردسر از طرف سخنران( در آن سوی یک تماس تلفنی) مواجه شده اید که به شما می گوید هر دو دقیقه یکبار کلید Spacebar را برای انتقال به اسلاید بعدی بطور دستی فشار دهید؟ PowerPoint 2010 اینگونه روشهای ناکارآمد را با ویژگی جدید Broadcast Slideshow خود از بین برده است. این کلید را در منوی Backstage فشار دهید تا PowerPoint یک URL منحصر بفرد را ایجاد نماید که می توانید آن را برای مشتریان خود بفرستید تا نمایش اسلاید شما را تماشا کنند، در حالیکه کنترل کامل در اختیار خود شما خواهد بود. بعنوان یک اقدام تأثیرگذار از سوی مایکروسافت( که معمولاً هیچ فرصتی را برای هل دادن شما به سمت یکی از سرویسهای وب خود از دست نمی دهد)، برای استفاده از این ویژگی به هیچ ثبت نامی نیاز نخواهید داشت. تنها نقیصه ویژگی مذکور در این است که فعلاً از ویدیو پشتیبانی نمی کند.
این تنها روش جدید برای به اشتراک گذاشتن اسلایدهای شما به حساب نمی آید. حالا این امکان وجود دارد که یک فایل ویدیوئی WMV را از Presentation خود ایجاد نمائید که می توانید آن را بر روی وب سایت خودتان بارگذاری کرده، بر روی DVD ضبط نموده و یا بر روی یک پخش کننده رسانه قابل حمل انتقال دهید. این بار، ویدیو و سایر رسانه های جاسازی شده در Presentation حفظ خواهند شد و این موضوع در مورد زمانبندیهای ضبط شده، صحبتها و اشارات نشانگر لیزری نیز صادق است. با در نظر گرفتن این واقعیت که مایکروسافت عملاً از کاربران PowerPoint التماس می کند تا Presentationهای خود را با عکسها و ویدیوهای اشغال کننده دیسک مجهز نمایند، به طور قابل توجیهی یک گزینه را برای فشرده سازی رسانه های داخل Presentationها در اختیار شما قرار می دهد تا گنجاندن آنها بر روی یک CD یا میزبانی آنها بر روی اینترنت را آسانتر نماید.

نحوه هماهنگ سازی ویدیوهای نمایش اسلاید

1-PowerPoint 2010 نه تنها به شما امکان می دهد تا ویدیوی خود را ویرایش نمائید، بلکه می توانید انیمیشنهائی را در نقاط معینی از Footage خود درج کنید. ابتدا، ویدیوی خود را با استفاده از برگه Insert در اسلاید موردنظر درج کنید.
2- منوی Playback را از برگه Video Tools که تازه ظاهر شده است انتخاب کرده و سپس بر روی آیکن Play کلیک نمائید. نقطه ای از ویدیو که می خواهید Caption شما در آن لحظه ظاهر گردد را یافته و سپس برروی گزینه Add Bookmark کلیک نمائید.
3- متن مورد نظر خود را وارد کرده، بر روی برگه Animations کلیک نموده و سپس گزینه Float In( و یا هر انیمیشن دیگری) را انتخاب کنید. سپس به ترتیب گزینه های On Bookmark, Trigger و Bookmark 1 را انتخاب نمائید. نمایش اسلاید خود را برای اطمینان از صحت عملکرد آن اجرا کنید.

سازماندهی نمایشهای اسلاید

درست به همان اندازه ای که ما هر چیزی که مردم را تشویق می کند تا اسلایدهای بیشتری در Presentationهای خود قرار دهند را رد می کنیم، ویژگی جدید Sections باعث می شود که اداره نمایشهای اسلاید بزرگتر، آسانتر گردد. اسلایدها می توانند در بخشهای نامگذاری شده ای ( نظیر معرفی، نمودارهای فروش و ...) گروه بندی شوند. سپس شما می توانید اسلایدهای داخل هر بخش را جمع کرده و به این ترتیب مثلاً برای ایجاد یک تغییر در اسلاید شماره 48 مجبور نیستید تمام Thumbnailهای نمایش اسلاید خود را جستجو نمائید.
PowerPoint 2010 در عین حال یک ویژگیها Compare and Combine شبیه به Word را معرفی می کند که به شما امکان می دهد تغییرات مابین نسخه های متفاوت یک Presentation را بازبینی نمائید. قابلیتی که برای مشخص کردن تغییرات انجام شده توسط همکارانتان بسیار مفید خواهد بود.

OneNote

احتمالاً باید کمی برای OneNote احساس تأسف داشته باشیم. OneNote یکی از آن نرم افزارهای کوچک بسیار فوق العاده ای است که کاربران به ندرت از آن استفاده می کنند، تا حدی که یکی از کارکنان مایکروسافت آن را یک بخش « فراموش شده» از مجموعه آفیس نامید. به همین دلیل، بخش عمده ای از تلاشهای انجام شده در OneNote 2010 ( گذشته از معرفی با تأخیر اینترفیس Ribbon)، بر ادغام آن با سایر نرم افزارهای کاربردی تمرکز دارد.

یادداشتهای لینک شده

مردم به روشهای گوناگونی از OneNote استفاده می کنند، از تهیه یادداشتهای نامنظم در جلسات گرفته تا نوشتن سریع ایده های تصادفی، اما این نرم افزار کاربردی احتمالاً بیشترین کارآئی خود را در هنگام یادداشت برداری در حین تحقیقات به نمایش می گذارد. مایکروسافت بطور نسبتاً هوشمندانه ای ایده مذکور را با معرفی Linked Notes توسعه داده است: شما یک صفحه جدید را در OneNote ایجاد کرده و سپس بر روی آیکن Linked Notes در برگه Review کلیک می نمائید. سپس، هر زمان که مشغول کار در یک سند Excel, Word یا PowerPoint باشید، یک قرار ملاقات را در Outlook تنظیم کنید و یا به مشاهده صفحه ای در Internet Explorer( سایر مرورگرها پشتیبانی نشده اند) بپردازید، یادداشتهائی که در OneNote ذخیره کرده اید بطور خودکار به صفحه ای که در آن زمان مشغول بررسی آن بوده اید لینک خواهد شد.
مایکروسافت با آگاهی از این واقعیت که وقتی مردم از OneNote استفاده می کنند می خواهند آن را در معرض دید داشته باشند، یک حالت Dock to Desktop را نیز معرفی کرده است. این حالت، پنجره OneNote را به پائین، بالا و یا طرفین صفحه نمایش شما می چسباند تا همیشه قابل دسترسی باشد، درست همانطور که Taskbar ویندوز همیشه در معرض دید شما قرار دارد( بجز مواردی که آن را مخفی کرده اید).
در عین حال می توان دید که OneNote به اندازه کافی اهمیت خود را با اثبات رسانده است تا به Web Apps نیز راه پیدا کند. درست همانند Word و Excel، شما می توانید یک دفترچه یادداشت را Upload نموده و سپس آن را با دوستان و همکارانتان به اشتراک بگذارید.

مایکروسافت نهایتاً انبوهی از جذابیت ها را پیاده سازی خواهد کرد تا شما را برای به اشتراک گذاشتن کارهایتان تشویق نماید. پس از آنکه دفترچه های یادداشت خود را Upload کردید، شما بعنوان نویسنده( Author) می توانید ویرایش دفترچه یادداشت را در OneNote 2010 انجام دهید، در حالیکه سایرین صرفاً چیزی که شما تایپ می کنید را می بینند اما خودشان قادر به ویرایش سند نخواهند بود.

دستکاریهای حرفه ای

بزرگترین تفاوت تزئینی مابین نسخه جدید OneNote و اسلاف آن، در اینترفیس نواری( Ribbon) است؛ این ویژگی به همراه توانائی اعمال Styleها بر روی متن، ایجاد یک ظاهر حرفه ای تر برای کارهای شما را بسیار آسانتر خواهد نمود.
در عین حال، یافتن ویژگیهای جذابی که قبلاً در OneNote 2007 وجود داشتند نیز به این ترتیب آسانتر شده است، البته اگر می دانستید کجا باید آنها را پیدا کنید. یک مثال آشکار، برچسبها( Tags) هستند. این برچسبها قبلاً یک فهرست Dropdown بودند و به همین دلیل اکثر مردم ( اگر اصولاً از آنها استفاده می کردند) صرفاً بر روی یک گزینه مشخص یعنی Important کلیک می کردند. حالا برچسبها افتخار قرارگیری بر روی برگه Home را بدست آورده اند و پس از آنکه برچسبهای خود را اعمال کردید، تشویق می شوید تا تمام خطوط برچسب گذاری شده را تلفیق نمائید. به این ترتیب می توانید یک صفحه Summery را ایجاد کنید که برای جمع بندی تمام آیتمهای برچسب گذاری شده، بسیار عالی خواهد بود.
وقتی نوبت به اعمال فرمت بندی بر روی متن می رسد، باز هم Ribbon به کمک شما می آید زیرا گزینه ها شباهت زیادی به مواردی ارائه شده در Word دارند. روش انتخاب Styleهای عنوان و سرفصل نیز کاملاً شبیه خواهد بود که نیازهای یادگیری را به حداقل می رساند.
با اینحال، چند تصمیم گیری عجیب در اینجا به چشم می خورند. Notebook Recycle Bin جدید که به شما اجازه می دهد صفحات حذف شده را مرور کرده و یا بازیابی نمائید( درست با همان روشی که Recycle Bin فایلها را در ویندوز اداره می کند)، بطور غیرمنطقی در برگه Share قرار گرفته است. همچنین تا حدودی عجیب به نظر می رسد که گرچه می توانید برش هائی از صفحه نمایش را در یادداشت خود درج کنید، نمی توانید Screenshotهای « زنده ای » را از نرم افزارهای کاربردی باز در یادداشت خود Insert نمائید( کاری که می توانید در Word انجام دهید).

تجارت

بنگاه های تجاری کوچک تا متوسط، یکی از بازارهای کلیدی مایکروسافت را تشکیل می دهند و این شرکت باید مطمئن شود محصولاتی را برای پوشش تمام حوزه های اصلی در اختیار دارد. با اینحال، تعداد ویرایشهای مختلف مجموعه Office به 6 نسخه کاهش یافته است.

کدام نسخه

اگر به جدول[1] نگاهی بیندازید، می توانید دو گزینه پائینی را از فهرست بنگاه های تجاری حذف کنید. ویرایش Starter با PCهای جدید بطور رایگان عرضه خواهد شد، اما دارای نسخه های ضعیف شده ای از Word و Excel است، در حالیکه ویرایش Home & Student صرفاً برای کاربردهای غیرتجاری ارائه می گردد.
ویرایش Home & Business دارای نرم افزارهای کاربردی، Word,OneNote, PowerPoint, Excel و Outlook بوده و پائینتر از ویرایش Standard( که Publisher را به این ترکیب اضافه می کند) قرار می گیرد. ویرایش Professional، بانک اطلاعاتی Access را به این مجموعه اضافه کرده و ویرایش برتری است که از طریق کانالهای خرده فروشی عرضه می گردد. ویرایش Professional Plus تنها از طریق مجوزدهی انبوه( Volume Licensing) به فروش می رسد، اما در عین حال شما می توانید هریک از 4 ویرایش بالائی را نیز به همین ترتیب تهیه کنید. هریک از این 4 ویرایش می توانند برای بنگاه های تجاری کوچک مناسب باشند و اینکه شما کدام نسخه را انتخاب می کنید، به نیازهای دقیق شما و اینکه در حال حاضر از کدام نسخه آفیس استفاده می کنید، بستگی خواهد داشت.

نیازهای آموزشی

هرچه جهشی که از یک نسخه قبلی به Office 2010 انجام می دهید بزرگتر باشد، ویژگیهای جدیدی که خواهید یافت نیز بیشتر خواهند بود اما تغییر روش کارتان نیز دشوارتر خواهد بود. در عین حال، همه به تغییر، علاقه نشان نمی دهند. اینترفیس نواری در هنگام معرفی خود با نرم افزارهای کاربردی اصلی( Access, PowerPoint, Excel, Word و بطور محدودی Outlook) باعث شد تا افرادی زیادی از ارتقاء به Office 2007 منصرف شوند. در Office 2010، اینترفیس مذکور در همه جا حضور دارد.
مایکروسافت بر این باور است که این اینترفیس باعث می شود استفاده از نرم افزارهای کاربردی پیچیده آسانتر گردد. براساس تجربه ما، اکثر قریب به اتفاق کاربرانی که Office 2007 را آزمایش کرده اند، این موضوع را تأیید می نمایند اما عادت کردن به آن نیازمند زمان است. بله، اکثر کاربران یک افت محسوس بازدهی را در هنگام انتقال به اینترفیس جدید گزارش داده اند، اما تنها در طول یکی دو هفته چیدمان جدید فرامین را آموخته اند و این افت بازدهی به یک رشد تبدیل گردیده است. Ribbon قابل سفارشی سازی در عین حال یک موهبت واقعی برای آن دسته از بنگاه های تجاری است که نیاز دارند ابزارهای خاصی در داخل مجموعه آفیس را در دسترسی کارکنان خود قرار دهند.
نحوه معرفی اینترفیس جدید نیز از اهمیت بالائی برخوردار است.یک برخورد مثبت از سوی مدیریت و پرسنل IT به همراه اندکی آموزش می تواند انتقال بسیار روانتری را به همراه داشته باشد. فرمت فایل فشرده سازی شده جدید XML که در Office 2007 معرفی شد، برای اکثر کاربران مشکلی ایجاد نمی کند زیرا Office 2007/2010 از توانایی نوشتن فرمتهای فایل باینری قبلی برخوردارند و یک بسته سازگاری برای Office 2000/XP/2003 وجود دارد که امکان خواندن و یا نوشتن فایلها با فرمت جدید را در اختیار کاربران این نسخه ها قرار می دهد.

ارتقائهای مقرون به صرفه

اکثر قریب به اتفاق ویژگیهای جدید در Office 2010 برای بنگاه های تجاری مفید خواهند بود، از QuickSteps برای خودکار سازی وظایف متداول در Outlook گرفته تا توانائی پخش (Presentation همان Broadcatهای PowerPoint بر روی اینترنت. نکته اصلی این است که آیا این ارتقاء برای شما مقرون به صرفه خواهد بود یا خیر.
هنوز تصمیمی درباره هزینه های خرید و ارتقاء Office 2010 گرفته نشده است، بنابراین ما صرفاً می توانیم براساس تجربیات قبلی قضاوت کنیم که نشان می دهند قیمت، معمولاً مابین یک نسخه از نرم افزار و نسخه بعدی آن بطور چشمگیری تغییر نخواهد کرد. در این وضعیت، قیمت فعلی ارتقاء به Office 2007 می تواند یک راهنمای قابل توجیه برای برآورد قیمت ارتقاء به Office 2010 باشد. هزینه مابین 224 دلار تا 320 دلار برای هر دستگاه: هزینه یک ارتقاء به ویرایش Standard معادل 235 دلار، برای ویرایش Small Business معادل 250 دلار و برای ویرایش Professional معادل 300 دلار است.
اگر نسخه جاری آفیس خود را با یک کامپیوتر جدید خریداری کرده اید، مجوز آن( نسخه OEM) در هنگام بازنشسته شدن کامپیوترتان منقضی خواهد شد( صرفنظر از اینکه یک نسخه ارتقاء را خریداری کرده اید یا خیر). اگر می خواهید مجوز خود را از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگری انتقال دهید، باید یک FPP(Full Product Package) را از طریق خرده فروشی و یا مجوز دهی انبوه خریداری نمائید.

بیمه نرم افزاری

با اینحال، اگر Office 2007 را سال گذشته از طریق مجوزدهی انبوه خریداری کرده باشید، خصوصاً برنامه مجوز دهی Open Value Licence، یک پشتیبانی سه ساله را در اختیار خواهید داشت و هزینه ارتقاء به Office 2010 را از طریق برنامه SA(Software Assurance) دریافت خواهید کرد. سال آینده، هنگامیکه زمان تجدید توافقنامه SA شما برسد، می توانید به بهره گیری از آن ادامه داده (با یک سوم هزینه مجوز ابتدائی بعلاوه قیمت SA) و باز هم هزینه ارتقاء به نسخه بعدی آفیس( که احتمالاً در سال 2012 منتشر خواهد شد) را دریافت کنید.
برای آنکه از برنامه مجوزدهی انبوه استفاده کنید، الزاماً نباید یک بازیکن بزرگ در حوزه تجارت باشید. شما باید حداقل 5 مجوز را خریداری نمائید که می تواند پنج کپی از آفیس یا سه PC جدید با مجوزهای ویندوز و آفیس باشد.

SharePoint

SharePoint تغییر شکل یافته است و این موضوع تنها به معرفی اینترفیس کاربری Ribbon در سراسر مجموعه آفیس مربوط نمی شود. نسخه رایگان این نرم افزار کاربردی به SharePoint Foundation و نسخه فروشی آن نیز به SharePoint Server تغییر نام داده اند. هر دو نسخه به Windows Server 2008 64 بیتی و SQL Server 2005/2008 64 بیتی نیاز دارند. کاربران باید Internet Explorer 8/7( نسخه های 6 و پائین تر پشتیبانی نشده اند)، Firefox 3.x و یا Safari 3.x را در اختیار داشته باشند.
فرآیند نصب تسهیل شده است و امکان ارتقاء از نسخه فعلی به SharePoint 2010 بدون تغییر ظاهر و رفتار سایت وجود دارد. بعداً شما می توانید نحوه کار سایت خود را با اینترفیس کاربری جدید SharePoint 2010 آزمایش کرده و پس از کسب رضایت، آن را فعال نمائید.
ایجاد و ویرایش صفحات وب و سایر مضامین نیز آسانتر شده است. کتابخانه های اسناد از تألیف مشترک با استفاده از نرم افزارهای کاربردی Office 2010 پشتیبانی می کنند و امکان مشاهده و ویرایش کتابخانه و فهرستها با استفاده از SharePoint Workspace 2010 در وضعیت آفلاین وجود خواهد داشت. نرم افزارهای کاربردی Web Apps بطور یکپارچه ای با SharePoint 2010( از جمله SharePoint Foundation) ادغام شده و به کاربران امکان می دهند تا به مشاهده اسناد PowerPoint, Excel, Word و OneNote پرداخته یا ویرایشهای ساده ای را بر روی آنها انجام دهند، بدون آنکه نرم افزارهای کاربردی کامل را اجرا کنند. مایکروسافت در عین حال جنبه شبکه سازی اجتماعی SharePoint را با اضافه کردن بروزرسانی های وضعیت، Feedهای فعالیت، برچسبهای علاقه مندی و Bookmarkهائی به My Sites و پروفایلهای کاربری، توسعه داده است.

بقیه نرم افزارهای کاربردی

1- Access
Access ارتقاء بسیار اندکی را به همراه دارد که فرمت بندی شرطی و همکاری نزدیک تر با SharePoint را در بر می گیرد. شما می توانید یک بانک اطلاعاتی Access را طراحی کرده و آن را با SharePoint برای هر فردی در یک شرکت منتشر نمائید تا از آن استفاده کند. ویرایشگر ماکرو تعویض شده است و حالا شما می توانید ماکروهای داده را طراحی نمائید که بر روی داده ها کار می کنند، صرفنظر از اینکه در یک فرم، صفحه گسترده و یا فهرست نمایش داده می شوند یا خیر.
2- InfoPath
بزرگترین تغییر در InfoPath( صرفنظر از اینترفیس نواری) تقسیم این نرم افزار کاربردی به ابزارهای جداگانه Designer و Filler است تا کاربران نهائی نیازی به طراحی ابزار نداشته و تنها با Form Filler سبک وزن درگیر شوند. InfoPath می تواند جهت طراحی فرمهای سفارشی برای هر فهرست SharePoint مورد استفاده قرار گیرد و این فرم می تواند بعداً از یک مرورگر اینترنت پر شود.
3- Publisher
نسخه جدید Publisher برای استفاده از اینترفیس نواری و نمای Backstage، کاربردپذیری آنرا بطور فوق العاده ای ارتقاء می دهد. این نسخه بعضی از فناوریها را از ویژوال استودیو به ارث برده است که آرایش صفحات و ترازبندی آبجکتها را بسیار آسانتر می نماید. این نسخه در عین حال بهبودهائی را در زمینه چاپ به همراه خواهد داشت.