استفاده از Clipboard آفیس

استفاده از Clipboard آفیس

اگر تاکنون هر چیزی را در ویندوز Copy و Paste کرده باشید (برای مثال، یک عکس دیجیتال و یا یک پیام از متن داخل Notepad)، پس از Clipboard ویندوز استفاده کرده اید. شما می توانید آن را بعنوان یک مجموعه از کاغذهای بریده شده در نظر بگیرید که هر بار می تواند تنها شامل یک قطعه کاغذ باشد: هنگامیکه شما از فرمان Copy در هر نرم افزاری کاربردی ویندوز استفاده می کنید، سوژه به Clipboard کپی شده و برای چسباندن (Paste) در محل دیگری آماده است. اگر پیش از چسباندن این سوژه اقدام به کپی کردن موضوع دیگری نمائید، Clipboard از آیتم قبلی صرفنظر می کند تا برای سوژه جدید جا باز شود. با اینحال، اگر از مجموعه آفیس مایکروسافت استفاده می کنید، می توانید از جایگزین انعطاف پذیرتر آن بهره گیری نمائید: Office Clipboard. ما در این مقاله به بررسی رابطه این ابزار با Clipboard، تفاوتهای آنها با یکدیگر و نهایتاً مزایای استفاده ازClipboard آفیس خواهیم پرداخت. ما در این مقاله بر روی آفیس 2003 تمرکز خواهیم داشت، گرچه عملیات انجام شده اساساً در نسخه 2007 این مجموعه نیز مشاهده خواهد بود.

قدم 1

مزیت اصلی Clipboard آفیس در مقایسه با Clipboard ویندوز در این است که می تواند تا 24 آیتم را در خود نگهداری کند. این ابزار در عین حال بر روی تمام نرم افزارهای کاربردی اصلی آفیس نیز کار می کند، بنابراین شما می توانید تا 24 آیتم را از یک صفحه گسترده Excel کپی کرده و سپس آنها را در Word بچسبانید. با اینحال، Clipboard آفیس بطور پیش فرض فعال نمی شود، بنابراین تا زمانیکه آن را فعال نکرده اید به کپی کردن و چسباندن تنها یک آیتم در هر مرحله، محدود خواهد ماند. خوشبختانه فرآیند فعال سازی این ویژگی بسیار آسان و ساده است. یکی از نرم افزارهای کاربردی آفیس را اجرا نمائید (ما در اینجا با Word کار می کنیم)، بر روی منوی Edit کلیک نموده و سپس گزینه Office Clipboard را انتخاب کنید. بعنوان یک روش جایگزین، کلید Ctrl را بر روی صفحه کلید خود پائین نگهداشته و به سرعت دو بار کلید C را فشار دهید.

قدم 2

Clipboard آفیس در یک Task Pane در سمت راست پنجره نرم افزار کاربردی شما ظاهر خواهد شد. از آنجائیکه ما هنوز هیچ چیزی را در آن کپی نکرده ایم، این بخش کاملاً خالی است. همچنین توجه داشته باشید که یک آیکن Office Clipboard نیز به ناحیه Notification Area نوار Taskbar ویندوز اضافه می شود. با اضافه شدن آیتمها به Clipboard آفیس، پیامهای خلاصه ای در بالای این آیکن ظاهر خواهند شد و چوبخط فعلی آن (حداکثر تا 24 مورد) را نشان می دهند.

قدم 3

پس از فعال سازی، اضافه کردن آیتمها به Clipboard آفیس درست همانند اضافه کردن چیزی به Clipboard ویندوز خواهد بود. کافی است از فرمان استاندارد Copy و یا میان بر صفحه کلید عادی آن استفاده نمائید. بنابراین، بخش مورد نظرخود برای کپی کردن را انتخاب کرده و سپس گزینه Copy را از منوی Edit نرم افزار کاربردی انتخاب نمائید. شما در عین حال می توانید پس از انتخاب سوژه مورد نظرخود ترکیب کلیدهای Ctrl و C را فشار دهید.

قدم 4

آیتم کپی شده بلافاصله در Task Pane مربوط به Clipboard آفیس ظاهر خواهد شد. این اولین آیتم است و در بالای فهرست قرار می گیرد، در نتیجه می تواند به هر نرم افزار کاربردی دیگری (نه صرفاً نرم افزارهای کاربردی آفیس) انتقال یابد زیرا یک کپی از آن در Clipboard ویندوز نیز وجود دارد. برای انجام اینکار، کافی است از فرمان استاندارد Paste و یا میان بر صفحه کلید مربوطه استفاده نمائید (گزینه Paste منوی Edit و یا فشار ترکیب کلیدهای Ctrl و V). با اینحال، برای مشاهده مزایای Clipboard آفیس باید آیتمهای بیشتری را به آن کپی کنید. بنابراین حالا با استفاده از همان روشی که قبلاً توضیح دادیم، آیتمهای بیشتری را کپی نمائید.

قدم 5

ما دو آیتم دیگر را کپی کرده ایم: یک عکس دیجیتال و مجموعه ای از سلولهای یک صفحه گسترده Excel، توجه داشته باشید که در کنار هر یک از این آیتمها یک آیکن کوچک قرار گرفته است که نوع مضمون آن را نشان می دهد (قطعه کپی شده از Word دارای یک آیکن کوچک Word است، سلولهای Excel با یک آیکن کوچک از همین نرم افزار کاربردی مشخص شده اند و تصویر مورد نظر ما نیز یک آیکن عکس را در کنار خود دارد). با اضافه شدن آیتمهای جدید، آیتمهای قدیمی تر به پائین فهرست جابجا می شوند، به یاد داشته باشید که تنها بالاترین آیتم در این فهرست عملاً در Clipboard ویندوز وجود دارد و برای چسباندن در هر نرم افزار کاربردی دیگر ویندوز قابل دسترسی خواهد بود. بعبارت دیگر، آیتمهای پائین تر تنها در Clipboard آفیس قابل دسترسی هستند و تنها در نرم افزارهای کاربردی آفیس قابل چسباندن خواهند بود.

قدم 6

برای نمایش این فرآیند، ما به نرم افزار کاربردی Excel سوئیچ نموده و یک صفحه گسترده خالی را باز می کنیم. اگر از فرمان Paste منوی Edit (و یا میان بر Ctrl+v) استفاده کنیم، سلولهای Excel که قبلاً آنها را کپی کرده بودیم در اینجا چسبانده خواهند شد، زیرا آنها در بالای فهرست Clipboard آفیس قرار گرفته اند. با اینحال، از آنجائیکه ما در Excel (و یا بعبارت ساده تر، یکی دیگر از نرم افزارهای کاربردی آفیس) قرار داریم، می توانیم Clipboard آفیس را فعال کرده و تصمیم به چسباندن یک آیتم پائین تر در فهرست آن را بگیریم. این بخش را با نگهداشتن کلید Ctrl و دوبار ضربه زدن بر روی کلید C و یا با انتخاب گزینه Office Clipboard از منوی Edit احضار نمائید. حالا، هر یک از آیتمهای داخل Task Pane مربوطه را انتخاب کرده و صرفاً بر روی آن کلیک نمائید تا چسبانده شود.

قدم 7

به یاد داشته باشید که Clipboard آفیس حداکثر 24 آیتم را در خود نگهداری می کند. شما می توانید پیامهای نشان دهنده تعداد باقیمانده آیتمهای قابل کپی را در Notification Area نوار Taskbar مشاهده کنید. اگر برای کپی کردن آیتم بیست و پنجم تلاش نمائید، به شما هشدار داده خواهد شد که اولین آیتم کپی شده به این لیست بطور خودکار از آن حذف می گردد. این وضعیت غیرقابل اجتناب است، بنابراین بهتر است مراقب شمارش آیتمهای مورد نظر خود باشید. شما می توانید با حذف آیتمهای قدیمی که دیگر به آنها نیازی ندارید، برای آیتمهای جدیدتر جا باز کنید. برای این منظور بر روی آیتم مورد نظر در Clipboard آفیس کلیک راست کرده (یا بر روی فلش رو به پائین کنار آن کلیک نموده) و سپس گزینه Delete را انتخاب کنید. بعنوان یک روش جایگزین، می توانید بر روی کلید Clear All در بالای این بخش کلیک نمائید تا تمام آیتمهای کپی شده، حذف گردند.

قدم 8

با افزایش طول فهرست Clipboard آفیس، یک نوار لغزنده در سمت راست آن ظاهر خواهد شد. شما می توانید از این نوار برای حرکت به بالا یا پائین در فهرست مذکور استفاده نمائید. همچنین، در صورت تمایل می توانید محل Clipboard آفیس را تغییر دهید. برای انجام اینکار، بر روی خط عمودی کوچکی که از 4 نقطه تشکیل شده و در نوار هدر Clipboard آفیس قرار دارد کلیک راست نموده، کلید ماوس را پائین نگهداشته و سپس آن را به محل جدیدی بکشید. حالا می توانید Clipboard آفیس را بصورت شناور در هر محلی در داخل پنجره نرم افزار کاربردی مربوطه قرار داده و یا آن را به هر یک از 4 حاشیه این پنجره الصاق نمائید. وقتی Clipboard آفیس در محل مورد نظر شما قرار گرفت، کلید سمت چپ ماوس را رها کنید.

قدم 9

برای تغییر جنبه های رفتاری Clipboard آفیس، بر روی کلید Options کلیک نمائید. برای مثال، گزینه «Show Office Clipboard Automatically» را فعال کنید تا Clipboard آفیس همیشه نمایش داده شود. به همین ترتیب، می توانید پیامهای وضعیت Notification Area را از اینجا غیرفعال نمائید (موضوعی که ما الزاماً آن را به شما توصیه نمی کنیم).

قدم 10

در انتها اجازه بدهید یک هشدار احتیاطی را مطرح کنیم. همانطور که در هنگام کپی کردن بیش از 24 آیتم هیچ هشداری در مورد حذف اقلام قبلی ظاهر نخواهد شد، اگر تمام نرم افزارهای کاربردی آفیس را ببندید نیز کل محتویات Clipboard آفیس حذف می گردند. بعبارت دیگر، برای حفظ محتویات Clipboard آفیس، حداقل یکی از نرم افزارهای کاربردی آن باید باز بماند.
منبع:بزرگراه رایانه، شماره 123.